“Organizasyonel bağlam içerisinde ihtiyaçların tanımlanması ve paydaşlara değer katacak çözümün belirlenmesi yoluyla değişimin gerçekleşmesini sağlayan pratikler bütünüdür.”
BABOK Guide (A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge) kitabında verilen bu tanımı gerçekleştiren profesyonellere İş Analisti denilmektedir. Bu tanımda altı önemli kavram üzerinde durulmaktadır. İhtiyaç, Değer, Çözüm, Bağlam, Paydaş, Değişim. Bu kavramlar iş analizi temel kavramlar modelini oluşturmaktadır.
Her bir kavram eşit derecede önemlidir. Birbirlerinden etkilenmekte ve hatta iç içe geçebilmektedir. Bir kavramın eksik olması durumunda gerçekleştirilen iş analizinin eksiklikleri olacaktır. Bu yüzden her iş analizi aktivitesinde bu kavramların üzerinden geçilmeli ve kontrol edilmelidir.
İhtiyaç, karşılanması beklenen bir problem veya fırsattır. Aslında değişime neden olan durumun kendisidir. Probleme örnek olarak yasal bir mevzuat gereği üründe yapılması beklenen bir değişiklik düşünülebilir. Bu değişikliğin gerçekleşmemesi durumunda problem yaşanma ihtimali doğacaktır. Fırsat örnek olarak uzaktan çalışmanın artması sonucu online ortamda insanların birlikte çalışabilmesini sağlayan araçların geliştirilmesi düşünülebilir.
Bir projeye başlamadan önce ihtiyaç net olarak öğrenilmelidir. Bu noktada “Neden?” sorusunu sorabilmek önemlidir. Müşteriler bazen karşımıza ihtiyaç yerine çözüm ile gelebilmektedir. Örnek vermek gerekirse şubelerin satış oranlarını izlemek için yeni bir rapor ihtiyacımız var. Bu örnekte müşteri çözümün kendisi (yeni bir rapor) ile değişim istemektedir. “Neden?” sorusunu sorarak ihtiyacın kendisini öğrenmemiz gerekmektedir. İhtiyaç aslında şubelerin satışlarının izlenememesidir ve bu bir problemdir. İş ihtiyacı öğrenilmeli ve mevcut olanaklar içerisinde değişiklik gerekmeden çözülebilme ihtimali değerlendirilmelidir.
Değer, bir bağlam içerisinde sunulan çözümün kıymeti, faydasıdır. Maddi olabildiği gibi manevi de olabilir. Örnek vermek gerekirse üretim maliyetlerinin azaltılması maddi bir değer, sektörde bir faaliyeti gerçekleştiren ilk ve öncü firma olmak manevi bir değer kazandıracaktır. Çözüm olanakları değerlendirilirken paydaşlara en çok değer katan seçenek tercih edilmelidir. İhtiyaçların kullanılabilir temsili olan gereksinimler de değer odaklı incelenmelidir. Her bir gereksinim sonucu elde edilecek değer öğrenilmeli ve değer odaklı önceliklendirme yapılmalıdır.
Hızlı değişen dünyada değerler de sürekli değişebilmektedir. Bu yüzden belli aralıklar ile yeniden değerlendirme yapılmalı ve üzerinden geçilmelidir. Her sunulan çözüm sonucu yeniden değer odaklı önceliklendirme yapılmalıdır.
Çözüm, bir bağlam içerisinde ihtiyacı karşılamanın bir yoludur. Örnek vermek gerekirse şubelerin satış değerlerini gösteren yeni bir rapor yaratılması çözüm olabilir. Şubeler ile ilgili mevcut bir rapora bu bilginin eklenmesi de çözüm olabilir. Bu noktada yeni bir rapor oluşturulmadan da çözüm sağlanabilir.
Uygulanacak çözümün gereksinimleri ve koşulları herkes tarafından anlaşılacak netlikte hazırlanmalıdır. Fonksiyonel gereksinimler, kalite gereksinimleri ve varsa iş kuralları mutlaka not edilmelidir. İhtiyaca sahip olanlar ile ihtiyaca çözüm sunanların, tüm paydaşların, aynı dili konuşması önemlidir.
Bağlam, değişimi etkileyen, değişimden etkilenen ve değişimin anlaşılmasını sağlayan tüm koşullardır. Organizasyon kültürü, teknoloji, süreçler, mevzuat gibi örnekler verebiliriz. Koşullar anlaşılmadan doğru çözüm sunulamayacaktır. Örnek vermek gerekirse kuzey kutbunda buz satmaya çalışan bir satıcı başarılı olamayacaktır.
Yeni bir iş modeline başlamadan önce hem iç hem de dış bağlam analizi yapılmalıdır. Güçlü ve zayıf yönlerimiz, bizi bekleyen fırsatlar ve tehlikeler düşünülmelidir. Hangi koşullarda bulunduğumuzun öğrenilmesi sunulacak çözümün belirlenmesine direk etki edecektir.
Paydaş, değişim veya çözümle ilişkisi olan birey veya gruptur. Başarısız projelerin çoğunda unutulan veya projeye sonradan dahil olan paydaşların olduğunu görürüz. Projenin başından itibaren tüm paydaşlar sürece dahil edilmelidir.
Her paydaşın önceliği ve gereksinimi farklı olacaktır. Paydaşların gereksinimleri belirlenmeli ve proje boyunca takibi sağlanmalıdır. Örnek vermek gerekirse bir müşterinin para gönderme sürecini otomatikleştirirken risk ve uyum ekibinin görüşü önceden alınmalıdır. Risk ve uyum ekibi tarafından sonradan onay verilmeyecek bir çözüm ile zaman kaybedilmemelidir.
Değişim, bir ihtiyaca cevap olan dönüşüm faaliyetleridir. İş analistleri olarak bu dönüşümün sınırlarını belirlememiz ve takip etmemiz gerekmektedir.
Değişime hızlı yanıt verebilmeli, değişen koşullara ayak uydurabilmeli ve değişim yaratabilmeliyiz. Özellikle son dönemde teknolojinin çok hızlı geliştiği, yeni ihtiyaçların çok hızlı ortaya çıktığı bu günlerde değişimi kucaklamalı ve çevik olabilmeliyiz.
