Bütçe, en kısa tanımıyla belirli bir gelecek döneme ilişkin gelir ve giderlerin tahminidir. Şirketlerde bütçeleme, yöneticiler için bir eylem planı olarak rol almasının yanı sıra dönem sonunda bir karşılaştırma noktası işlevi de görür. Bütçeleme, ilk olarak devlet ve belediye kurumlarında kullanılan harcama kontrolü odaklı bir sistemdi. Ancak, Birinci Dünya Savaşı'ndan sonra, bütçenin işletmelerde kullanılabileceği düşüncesi yayılmaya başladı. Bu görüş, ilk kez Bausch ve Lomb Optik şirketinde 1920 yılında tam anlamıyla uygulanmaya başlanmıştır. Türkiye'de ise işletme bütçesi ilk defa 1936 yılında Sümerbank Dokuma Fabrikaları'nda kullanılmıştır.
Bütçeleme kavramı tarihi açıdan çok eski sayılmasa da, son yıllarda geleneksel bütçeleme yöntemleri konusunda bazı tartışmalar ve yeni fikirler ortaya atılmıştır. Bu makalemizde, bütçe hazırlama ve kontrol yönetimi alanında yeni yöntemlerden biri olan bütçesiz yönetim (beyond budgeting) yaklaşımını ele alacağız.
Bütçesiz yönetim nedir?
Günümüz organizasyonlarında başarı, planlama, organizasyon ve kontrol gibi temel yönetim işlevlerine dayanmaktadır. Bütçeler planlamanın ana unsuru olmakla beraber üst yönetimin beklenti ve projelerini izleme aracıdır. Ancak, geleneksel bütçeleme sürecine yönelik zaman kaybı ve değişen piyasa koşullarına uyumsuzluk yönünde eleştiriler de dile getirilmektedir. Bu eleştirilere karşı ortaya çıkan alternatif yaklaşımlardan birisi bütçesiz yönetimdir.
Bütçesiz yönetim yaklaşımı, geleneksel bütçe süreçlerini tamamen terk ederek yeni bir yönetim modeli geliştirme amacını taşımaktadır. Bütçesiz yönetim, bütçe temelli yönetim modellerinin günümüz organizasyonlarını etkili bir şekilde yönetmekte yetersiz kaldığını savunur. Geleneksel bütçelerin yerini almayı amaçlayan bu yaklaşım, planlama ve kontrol fonksiyonlarının yanı sıra operasyonlar ile strateji arasındaki ilişkiyi de dikkate alarak geniş bir kapsama sahiptir. Bütçesiz yönetim, yönetim kültürü ve performans yönetim sisteminde köklü değişiklikleri içermektedir ve iki aşamalı bir süreç olarak tanımlanmaktadır. İlk adım, geleneksel bütçe uygulamalarını güncellemek ve performans yönetimini iyileştirmek; ikinci adım ise örgütsel yapıları radikal bir şekilde değiştirerek yerinden yönetimi desteklemektir.
Bütçesiz yönetim oldukça yeni bir kavramdır. Yöntem, son 20 yıldır aktif olarak geliştirilmektedir. Şirket ve kuruluşların bütçesiz yönetime olan yönelimi, iş dünyasında geleneksel bürokratik organizasyonel modelden agile bir iş yapısı modeline geçişten kaynaklanmaktadır.
Agile, yani çevik yaklaşımın getirdiği sürekli değişen hedeflere ve gereksinimlere hızlı bir şekilde uyum sağlama ihtiyacı bütçeleme alanında da yeni teknikler geliştirme ihtiyacı doğurmuştur. Bu ihtiyaçtan yola çıkan Jeremy Hope, 1998 yılında Beyond Budgeting Institute’u kurarak bütçesiz yönetim prensiplerini geliştirmiştir.
BBI, bütçesiz yönetim konusunda altısı liderliğe, altısı yönetime yönelik 12 prensip belirlemiştir:
Liderlik Prensipleri
Amaç: Bütçesiz yönetime göre amaç, organizasyonun hedef ve değerlerini net bir şekilde tanımlayarak karar alma ve eylemleri yönlendirmektir. Prensip, bireyleri kısa süreli finansal hedefler yerine cesur ve saygın hedefler belirlemeye teşvik eder.
Değerler: Değerler prensibi, şirket ve kuruluşlarda ortak değerlerin benimsenmesini savunur. Etik davranışı ve şirket kültürünün temel değerlerle uyumlu olmasını vurgular.
Şeffaflık: Şeffaflık, organizasyonun tüm yönlerinde dürüstlüğü teşvik etmek ve çalışanlara ilgili bilgilere erişim sağlamaktır. Bu prensip, ekip üyeleri arasında güven inşa etmeye yardımcı olur.
Organizasyon: Organizasyon prensibi, şirketlerde aidiyet duygusu geliştirilmesini teşvik eder. Bu, katı bir hiyerarşik yapıdan daha iş birlikçi ve hesap verilebilir bir çalışma ortamına geçişi içerir.
Özerklik: Bütçesiz yönetim prensiplerine göre özerklik, rütbe fark etmeksizin karar alma yetkisini bilgiye en yakın olan kişilere devretmek ve onları organizasyonun en iyi çıkarları doğrultusunda hareket etmeye yönlendirmektir. Bu prensip, çalışanlar arasında özerklik ve sahiplik duygusunu teşvik eder.
Müşteriler: Bütçesiz yönetim, müşteri memnuniyetini önceliklendirmeyi savunur. Organizasyonların iç hedefler yerine müşteri ihtiyaçlarına odaklanmalarını teşvik eder.
Yönetim Prensipleri
Hedefler: Bütçesiz yönetim, organizasyon içerisinde belirlenen sabit hedeflerden ziyade yönlendirici ve iddialı hedeflere vurgu yapar.
Tahminler: Bütçesiz yönetime göre, yapılan planlama ve tahminler hem yalın hem de önyargısız olmalıdır. Organizasyonlar planlama sürecinde katı olmaktan kaçınmalıdır.
Kaynak Dağılımı: Kaynaklar, ihtiyaca ve değer yaratmaya dayalı olarak sabit bütçelere katı bir şekilde bağlı kalmak yerine dinamik bir şekilde tahsis edilmelidir. Bu prensip, değişen önceliklere ve fırsatlara daha iyi uyum sağlamak için kaynak esnekliğini vurgular.
Performans Değerlendirmesi: Bütçesiz yönetime göre, çalışan performansı sadece zam ve terfi değerlendirmelerine dayalı olarak yapılmamalıdır. Değerlendirmeler bütüncül bir şekilde ele alınarak bireyi doğru yönde yönlendirmeye yönelik yapılmalıdır.
Ödüllendirme: Ödüllendirme, önceden belirlenmiş performans standartlarından ziyade rakiplere karşı kazanılan başarılar üzerinden yapılmalıdır.
Ritim ve Uyum: Bütçesiz yönetime göre, yönetim süreçleri yıllık planlamaların ötesinde organizasyonun ritmine göre düzenlenmelidir.
Bütçesiz yönetim prensipleri, şirketlerin dinamik dijital çağa uyum sağlayabilmesi adına organizasyonun her kolunda esnekliği savunur. Bu yaklaşım, Handelsbanken, Bayer Pharmaceuticals, Volvo, Equinor ve Roche Pharmaceuticals gibi giderek artan sayıda küresel şirkette etkileyici sonuçlar ortaya koymaktadır. 2020 yılında yapılan bir çalışma, bütçesiz yönetimin önemli faydalarını doğrular niteliktedir: 174 mali yöneticinin katılımıyla gerçekleştirilen ankette, katılımcıların %59'u satışlarda artış gözlemlediğini belirtirken, %56'sı bütçeleme sürecinde önemli miktarda maliyet tasarrufu sağladığını ifade etmiştir. Aynı zamanda, katılımcıların %52’si yönetim sürecinde daha iyi kararlar aldığını söylerken, %51’i daha etkili performans yönetimi gerçekleştirdiklerini belirtmiş ve katılımcıların %45’i kaynakları yeniden tahsis etme konusunda iyileşmeler gözlemlediğini ifade etmiştir.
Sonuç olarak, geleneksel bütçe yöntemleri günümüz iş dünyası şartlarına uyum sağlamayı zorlaştırmaktadır. Ancak, bütçesiz yönetim yaklaşımının henüz yeni bir kavram olması ve şirketlerde oturmuş köklü sistemlerin değişmesi zorlu bir süreç olabilir. Bütçesiz yönetim konusunda daha fazla bilgi almak ve bütçeleme alanında kendinizi geliştirmek istiyorsanız, sizleri Laba Uluslararası Eğitim Platformu olarak düzenlediğimiz Bütçe Hazırlama ve Kontrol Yönetimi eğitimimize davet ediyoruz.
Halkbank’ta Bütçe ve Raporlama, Performans Yönetimi Daire Başkanlıklarında görev alan tecrübeli eğitmenimiz Ali Çağlar Turan önderliğinde gerçekleşecek eğitimimizde, bütçeleme kavramını tüm detaylarıyla öğrenebilirsiniz. Ayrıca, uygulamalı eğitim felsefemiz sayesinde işletmeniz için bütçe oluşturarak bir sektör uzmanından geri bildirim alma fırsatı yakalayabilirsiniz. Eğitimimizin detayları ve müfredatına göz atmak için tıklayın!
