Gereksinimleri belirleme konusunda iş analistlerinin karşılaştığı 7 zorluk! | Laba işletme okulu
Blog

Arama

Gereksinimleri belirleme konusunda iş analistlerinin karşılaştığı 7 zorluk!

c-61a4c8c066b35427274356.png

Gereksinimlerin belirlenmesi aşamasında, gelecek ürününün temeli atılır ve iş analistinin yaptığı işin kalitesi, ürün temelinin ne kadar güvenilir olacağını belirleyecektir. Bu nedenle, her şeyden önce, müşterinin dile getirdiği şeyin gerçekten işletmenin gerçek ihtiyacı ile örtüşüp örtüşmediğini tespit etmek önemlidir.

#1. Zorluk: Gerçek iş ihtiyacını belirlemektir!

İşletmenin gerçek ihtiyaçlarını belirleyemezseniz, hazır ürün müşterinin sorununu çözmeyecektir.

Müşteri gereksinimleri tartışırken bazen hazır çözümler sunar, ne görmek istediğini söyler veya süreci nasıl otomatikleştireceğini anlatır. Bu tür her gereksinimin arkasında belirli bir iş hedefi vardır: Müşterinin yeni ürünle tamamlamayı umduğu şey. Bu nedenle, iş analisti gereksinimleri yazarken, başlangıçta bir gereksinim olarak dile getirilenlerden değil, iş hedeflerinden başlamalıdır.

Örneğin, yönetici şöyle diyor: “Bu proje hakkında şu şekilde bir rapor almak istiyorum: Çalışan / harcanan saat sayısı”. Bu talebin iş bağlamı şudur: "Bir müşteriden gelen ödemeyle ilgili zorluk çeken bir projede, zamanının nerede harcandığını anlamak istiyor". Buna göre çözüm şu şekilde olabilir: Proje yöneticisi bu raporu kendisi oluşturur, haftada bir Excel'e yükler ve ardından müşteriye ve yöneticiye gönderir. Görevlere zaman ayıran çalışanlar, ertesi gün / Cuma günleri oturum açmaları için hatırlatıcı alır. Bu, tüm projelere genişletilebilir.

Bütün bunlar orijinal gereksinimde yoktu. İş Analisti yalnızca ilk talebe yanıt verirse, gerçek hedefleri bilemeyecek ve iyi bir çözüm bulamayacaktır. 

Müşterinin gerçek iş ihtiyacı nasıl öğrenilir?

İş analistinin gerçek hedeflerini öğrenmek için sadece dinlemek yerine sorular sorması gerekir, örneğin: 

  • Bu işlev sistemde ne işe yarar?
  • Çözüm işletmeye tam olarak nasıl yardımcı olacak?
  • Hangi hedefe ulaşmak istiyorsunuz?
  • Neden bu süreci otomatikleştirmeniz gerekiyor? 

Bazen müşteri tartışmak istemez, size fikir verir gerisini siz düşünün ister. Örneğin, bir şirket yöneticisi genellikle meşguldür ve tüm projelere katılamaz. Bu durumda, iş analistinin müşteriyle kişisel olarak veya belirli bir kullanıcı grubunun bir temsilcisi aracılığıyla etkileşim kurmaya devam etmesi önemlidir. Çünkü “size fikir verdik gerisini siz düşünün” durumu tehlikeli olabilir ve sonunda müşteri, "Bizim istediğimiz bu değildi" diyecektir.

Tespit edilmeyen bir iş hedefinin en kötü sonucu, programın kullanıcılar için değerli olmamasıdır. Ekip, müşterinin söylediklerini yaptı, ancak işletme sorununu çözmedi. Buna göre, müşteri zaman ve para kaybetti. .

Ayrıca, net bir müşteri gereksinimi ile gerçek bir iş ihtiyacı örtüşür, sadece bilgilerin her zaman tartışma anında doğrulanması gerekir.

Doğru soruları soran bir iş analistinin önceden kaliteli bir hazırlık yapması gerekir. Bu bir sonraki zorluktur: Müşterinin işinin konu alanını önceden incelemek. 

#2. Zorluk: İş alanını bilmek!

Müşterinin ürünle ilgili gereksinimlerini iletmek için teknik bileşeni anlaması gerekmez. Ancak iş analistinin bir müşteriyle konuşurken bunu bilmesi önemlidir.

Bilgi olmadan iş analisti soruyu doğru anlayamaz ve hatta doğru oluşturamaz. Bu nedenle, İş Analistinin görevi, ürünün konu alanını mümkün olduğunca önceden incelemek ve ardından, endüstrinin temel bilgisinden başlayarak, halihazırda tartışma sürecinde olan alanı daha derin incelemektir.

Proje üzerinde çalışmaya başlamadan önce müşterinin işini bilmek gerçekten mümkün mü?

Müşteriden birincil belgeler ve orijinal ifadeler hakkında bilgi sahibi olmak gerekir. Bu arada, teknik desteğe yönelik revizyon talepleri bu konuda yardımcı olacaktır. Gözlem kullanmak mümkünse (BABOK bunu gereksinimleri belirlemek için ayrı bir teknik olarak vurgulamaktadır), o zaman iş birimlerinin çalışma sürecine bakmak bir iş analisti için yararlıdır. Ayrıca, iş konusundaki süreli yayınlara abone olmak, çalışma anlarını anlamaya yardımcı olacaktır ve elbette, şirket içi eğitimine katılmanız gerekir: Genellikle iş birimleri için, yeni başlayanlar veya ileri eğitim için kurslar düzenlenir.

İş analisti, müşterinin işinin özellikleri konusunda bilgili olana kadar oldukça rahatsız hissedecektir ve rahatsızlık içinde saldırma veya iletişimden çekilme eğilimi gösterirler. İşte burada bir sonraki zorluk ortaya çıkıyor: Kendi ruh halinizden bağımsız olarak olumlu iletişim kurmak.

#3. Zorluk: Güven oluşturmak!

Müşteri, iletişim kurarken iş analisti hakkında kesin bir ilk izlenime sahiptir. Olumlu etkileşimler oluşturma yeteneği, iş analistinin çalışmasına yardımcı olur. Müşteriler farklıdır, farklı şekillerde tepki verirler ve ilerlemek için birbirlerine uyum sağlamak önemlidir. Bu, müşteri ile arkadaşlık kurmakla ilgili değildir, ancak bu da mümkünse de, kişisel düzeyde hoşlanmama veya güvensizlik kesinlikle çalışmanın sonuçlarını etkileyecektir.

Güven ilişkisi oluşturulduğunda, iş analistinin BT alanında yetkin bir profesyonel olduğu fikrini müşteriye iletmek daha kolaydır ve müşterinin iş süreçleri hakkında daha fazla bilgi edinmek ve fayda sağlamak biraz zaman alır.

Müşterinin güveni nasıl kazanılır?

Küçük konuşmalar, güvene dayalı ilişkiler kurmaya yardımcı olur: Kişinin sizinle rahat olması için arkadaşça konuşacağınız genel konularda gündelik tartışmalar. Bu daha kişisel şeyler, iş analistinin projeye dalma sürecini yumuşatır ve süreçte iletişimi kolaylaştırır. Tabii ki, kişisel temasların belirli görevler için nitelik eksikliğini kapatabileceğini ummamak gerekir.

Bununla birlikte, müşterinin iş süreçlerini tam olarak bilmeyen İş Analisti, tartışmalar sırasında dünyanın en iyi vakalara dayanıyorsa ortaya çıkan sorunlara çözümler önerebilir. Veri doğrulama, bilgilerin sayfadaki konumu, kullanıcının görevi tamamlamasının en kısa ve en anlaşılır yolu, iş analistinin projenin özellikleri hakkında bilgi sahibi olmadan neler önerebileceğinin örnekleridir ve bu da müşterinin gözlerinde projedeki itibarını artırır. 

Ayrıca projeye dahil olma aşamasından geçtikten sonra, iş analisti iş süreçlerinde çok bilgili olmaya başlar ve çoğu zaman her şeyin nasıl çalıştığını anında söyleyebilen neredeyse tek kişi olur. İş analisti süreçleri anladığını gösterdiğinde, geliştirilen ürünü iyi tanıdığında, doğru soruları sorduğunda, iş ve geliştirme arasındaki ilişkiyi güçlendiren değeri katar.

Her durumda yardımsever kalma yeteneği, iş analistinin başka bir zorluğun üstesinden gelmesine yardımcı olur: Paydaşlar arasındaki gereksinimler üzerinde anlaşmayı kolaylaştırmak.

#4. Zorluk: Paydaşların gereksinimlerindeki çatışmalarını çözmek!

Yeni bir sistemin tanıtılmasının bir sonucu olarak, genellikle iş süreçlerinin eşzamanlı olarak optimize edildiği bir durum vardır ve bu, insanların çalışma mantığını değiştirmeyi içerir.

Yeni sisteme uyarlanacak iş süreçlerindeki değişiklikleri tartışırken, paydaşlarla çalışırken gelecekteki değişiklikleri konuşmak önemlidir. Çatışmalar, dönüşümün ilk aşamalarında paydaşların optimizasyon için gereken daha fazla manuel işi yapmaları gerektiğini ortaya çıkar.

Bazen paydaşlar, manuel değişikliklerin neden yapılamayacağına dair iyi argümanlar sunarlar. Bu nedenle, iş süreçleri değişirse ve manuel çalışmaya ihtiyaç duyulursa, tüm katılımcılarla anlaşmaya varılması gerektiğini anlamak önemlidir, aksi takdirde çatışmalardan kaçınılamaz.

Çatışma durumunu bırakıp gittiyseniz, sonuç bir grup paydaşın çalışmasını tamamen engelleyecek bir sistem olabilir. Bu nedenle, iş analisti çatışmayı görmezden gelmez, ancak gerekirse departmanların yönetimine bilgileri iletir.

Paydaşlarla nasıl müzakere edilir?

Paydaşlar arasındaki çatışmanın klasik versiyonunun tüm tarafları bir araya getirerek çözülmesi önerilir. Ancak bu yöntemle, genel tartışmanın kaos haline dönüşme tehlikesi her zaman vardır: Herkes bunun neden yapılamayacağını ifade edecek ve toplantı sona erecektir.

Çatışmayı çözmek için alternatif bir yol deneyebilirsiniz:

  • Her bir paydaş grubundan argümanlar ve yorumlar toplamak;
  • Sorunu yapılandırıp açık bir şekilde tanımlamak;
  • Her grubun çıkarlarını ayrı ayrı ve mümkünse hepsini aynı anda karşılayan çözümler önermek;
  • Karar onayının son aşamasında seçenekleri her departmanla ayrı ayrı ve hep birlikte tartışmak.

Bu toplantıların bir sonucu olarak, iş analisti tüm paydaşları tatmin edecek bir hareket tarzı bulabilir.

İşletme ve geliştiriciler arasında bir bağlantı olarak iş analisti, yalnızca paydaşlar için değil, aynı zamanda bir bütün olarak ürün için de en uygun çözümleri arıyor. Bu nedenle gereksinimleri toplarken sistem performansını düşürecek bir çözümü gözden kaçırmamak önemlidir.

#5. Zorluk: Sistemi kötü kararlardan korumak! 

Bu teknik sorunlarla ilgili değil, işlevsel gereksinimlerle ilgilidir. Kötü bir karar, aslında yalnızca müşterinin müşterilerinden birinin ihtiyaç duyduğu işlevsellik anlamına gelir. Ardından sistemin davranışı tutarsız hale gelir, bu da destek ve geliştiriciler için sürdürülmesi her zaman zordur.

Örneğin, müşteri karmaşık bir ek işlevsellik gerektiğinde ısrar ediyor. Daha sonra bunun kritik olmadığı ve yalnızca küçük bir kullanıcı grubu tarafından ihtiyaç duyulduğu ortaya çıkıyor. İş Analisti için zorluk şu, müşteriye, müşteri grubunun ürünü kendi gördükleri şekilde kullanması için tüm sistemi değiştirmenin en iyi çözüm olmadığını nazikçe ama kesin bir şekilde açıklamaktır.

Arayüzde kötü bir çözüm nasıl görünebilir?
Finans sayfasında, her müşteri kendi bloğunu istedi ve sonuç, anlaşılması zor, eklektik bir arayüz oldu. Sayfa bilgiyle dolup taşıyor, ancak sonunda her bloğa yalnızca bir müşterinin ihtiyacı var.

Kötü kararları belirleyin

Bu zorlukla önceden başa çıkmak, yani daha sistem geliştirilmeden iş süreçlerinin nasıl standartlaştırılacağı konusunda anlaşmaya varmak gerekiyor. Ardından, mümkün olduğunca az istisna yapmaya çalışarak hazır iş süreçlerine göre hareket etmeniz gerek.

Ürün üzerinde çalışırken, müşteri bir fikri veya bir iş gereksinimini tanımlar ve İş Analistinin görevi, kabul edilebilir gereksinimler söz konusu olduğunda ve sisteme uymayan istisnalar söz konusu olduğunda zamanında tespit etmektir.

Kötü kararları belirlerken İş Analistinin argümanları şunlar olabilir: “İş süreçlerimiz standartlaştırılmış ve şuna benziyor: Neden böyle bir çözüm istediğinizi bir düşünelim? Belki de çözümü iş sürecini bozmadan görevleri tamamlamanın en iyi yollarını bulacağız."

Bazen de, müşteri İş Analistinin argümanlarını kabul etti, çalışma başlandı, ardından “Başka bir şey hakkında konuşuyorduk” diyerek anlaşmaları reddetti. Alınan kararların hatırası kişiden kişiye farklılık gösterebilir, bu nedenle müşteri ile tartışılan her şeyin doğrulanması ve kaydedilmesi İş Analistinin başarılı çalışması için bir ön koşuldur.

#6. Zorluk: Anlaşmayı onaylamak!

Gereksinim toplama, yalnızca iş analistinin gereksinimleri aldığı ve tartıştığı ilk görüşmeler ve aramalardan ibaret değildir. Müşteri ile yapılan tüm anlaşmaların kaydedilmesi ve onaylanması sürecin bir parçası olacaktır. İş analisti, iletişim kurarken müşterinin sorununu tam olarak anlamadığında, soru şansa bırakılmamalıdır. Hemen öğrenmek için zaman yoksa, ayrı bir arama yaparak anlaşmanız gerekir, ancak hiçbir durumda soruyu yanlış anlama aşamasına atmayın.

İş analisti uzlaşmayı görmezden gelirse, “Bunu konuşmadık mı?” durumu ortaya çıkar. Arada uzun vadeli projelerde, geliştirme aşamasında olan şöyle ifadeler ortaya çıkıyor: "Sonuçları hatırlamıyoruz, ancak bunun kesinlikle tartıştık." Dış kaynak kullanımı anlaşmalarını onaylamamak özellikle tehlikelidir, çünkü herhangi bir yanlış anlaşılma ek bütçeye veya son teslim tarihine neden olur ve müşteri ile ciddi sorunlara yol açar.

Anlaşmaların anıları özneldir: Kararlar hiçbir yerde kaydedilmiyorsa, gerçekte tartışılanları kanıtlamak zordur.

Anlaşmalar nasıl kaydedilir?

Müşteriyle iletişimin sonuçlarını notlarda (toplantı tutanakları) ve görüntülü aramalarda kaydetmek uygundur. Geri bildirim toplamak ve gereksinimleri onaylamak için örneğin, prototipler kullanılır.

Notlar ve video görüşmeleri kaydetme

Belirli bir tartışma konusunu bulmanın en kolay yolu not almaktır. Örneğin altı ay önce belirli bir anlaşmanın tartışıldığı ortaya çıkarsa, video konferans kaydını alıp sonunda neye vardıklarını dinleyebilirsiniz. Dış kaynak kullanımında ise her zaman şunu söyleyebilirsiniz: Siz asıl karar verdiyseniz, biz öyle yaptık. Buna göre, değişiklik bir değişiklik talebinde belgelenir.

Prototipin geliştirilmesi

İş Analisti duyduklarını resimlere yansıtabilir. Prototipler bu amaç için kullanıldığında büyük bir katkı sağlar, zira görsel nesneler üzerinde bir şeyler tartışmak daha kolaydır. Resimlerdeki ifade ve “İhtiyacınızı böyle anladık ve böyle uygulayacağız” ifadesi, müşteri ile uyumlu olmaya ve ne yapılması gerektiğini anlamaya yardımcı olur.

Anlaşmaların ilk tespiti olarak not almak, prototip geliştirmek, konuşmak ve müşteriye geri bildirimde bulunmak gereksinimleri toplamanın bir parçasıdır. Dikkatle dinleme, sistematik olarak kaydetme, doğru soruları sorma gibi teknik olmayan beceriler, başka bir zorlukla karşı karşıya kaldığında iş analistine çok yardımcı olacaktır.

#7. Zorluk: Toplantılarından en az hasarla çıkmak! 

İş Analisti, çalışmanın her aşamasında analitik veya iletişim becerilerini ve çoğu zaman her iki beceriyi de aynı anda kullanır. Bu nedenle, iş analisti olarak çalışan en umutsuz içe dönükler bile iletişim ustalarına dönüşür.

Bununla birlikte, müşterilerle ne kadar iletişim kurarsanız kurun, canlı görüşmeler her zaman zordur, özellikle de bunlar uluslararası bir müzakere ise. Kültürel farklılıklar açısından, önceden düşünmek daha iyi olan teferruatlar vardır. Örneğin, İngilizler ayrıntılı detaylardan ve anlaşmaların net bir şekilde sabitlenmesinden hoşlanırken, Hintliler kişisel temasa, "kişiden kişiye" düzeyde iletişime değer veriyor. 

Kendinizi nasıl rahat hissedersiniz?

Müzakerelerde, rahat hissetmek, kendinden emin olmak ve samimiyet göstermek önemlidir. Güven ve dostane bir tutum, İş Analistinin insanlar üzerinde bıraktığı ilk izlenimin bileşenleridir. Müzakerelerde iyi hissetmek için üç şey önemlidir:

  • Toplantının konusunu profesyonelce takip edin: Tartışmanın konularını ve hedeflerini açıkça sunun, tüm sunumları hazırlayın. 
  • Farklı kültüre sahip olan insanlarla müzakere yürütüyorsanız, ulusal özellikler hakkında önceden bilgi aramak veya ülkeye daha önce seyahat etmiş meslektaşlarınıza sormak daha iyidir.
  • Kıyafet kurallarına uyun. Smart casual tarzı, müzakereler için en uygun olarak kabul edilir bir tarzdır. Ceket giymeye hiç alışkın değilseniz ve kendinizi rahatsız hissediyorsanız, bu durum görüşmeleri de etkileyecektir.

Kaynak : https://dou.ua/lenta/articles/challenges-for-business-analyst/

Haber bültenimize abone olun

Takip ettiğiniz için teşekkür ederiz