İşinizin büyümesi ve istikrar yakalaması için şirketteki tüm bölümlerin birbirini anlaması gerekir. Her çalışan için anlaşılabilir süreçler oluşturmanız şarttır. BPMN notasyonunu kullanarak bunları rahatlıkla tanımlayabilirsiniz.
#1. İşletmenizin buna ihtiyacı var mı?
BPM (İş Süreçleri Yönetimi) bir yönetim disiplini, bir şirketteki süreçlerin nasıl düzenleneceğine dair bir dizi bilgidir. BPMN (İş Süreci Modeli ve Gösterimi) ise, BPM içindeki iş süreçlerini tanımlamak için bir araçtır.
Küçük şirketlerin ve yeni başlayanların BPMN notasyonunu kullanmasına gerek olmadığına inanılıyor, ancak şirketin zaten az çok net bir iş modeline sahip olması ve günlük değişim aşamasını geçmesi yine de mantıklı.
Yeni bir yön planlandığında, beyin fırtınası yapılabilir, iş süreçlerine müşterinin bakış açısından bakılabilir, tanımlanabilir ve ancak ondan sonra başlanabilir.
#2. Yöneticilerin desteğini alın
Şirketteki herhangi bir yönetici, BPMN notasyonunu kullanma fikrini üst düzey yöneticilere “satabilir”. Bunun için aracı kendi departmanınızda test edebilirsiniz. Yerel başarı, şirket genelinde bunu ölçeklendirmek için bir argümandır.
Üst yönetimin desteği önemlidir. Yeni bir aracın gelişi bir değişimdir ve gelişmiş ekiplerde bile direnç ortaya çıkabilir. Üst yönetimin yardımı olmadan, herhangi bir değişiklik en iyi ihtimalle yerel olacaktır.
#3. BPMN Avantajlarını ‘Satın’
Temel olarak, BPMN, BT uzmanları, iş birimleri ve programlar arasındaki iletişim için ortak bir dildir. Kurulması gereken süreçlerdir, bu sorunların hızla değişmesine ve çözülmesine yardımcı olur. Şirketin ihtiyaçlarını BT uzmanlarına açıklamak daha kolaydır ve onlar da işi daha iyi anlar ve destekler.
#4. Zorluklara işe başlamadan önce hazırlanın
Tüm şirketler farklıdır, ancak BPM'yi uygulamada karşılaşabilecekleri engeller aynıdır:
#1. Değişime direnç. Bu, yönetici desteğini ve BPMN kullanmanın faydalarının çalışanlara "satılmasını" gerektirir.
#2. İşlevsel düşünceden (şirketlerin %90'a ait olan düşünce) süreç düşüncesine "geçilmesi". Yalnızca rolünüz hakkında değil, bunun diğer departmanların çalışmalarıyla nasıl ilişkili olduğu hakkında da düşünmeyi öğrenmelisiniz. Kimsenin ekstra iş yapmasına gerek yok. BPM yeni roller sunar. Yöneticiler süreç sahibi olurlar, bu da daha fazla sorumluluk almaya alıştıkları anlamına gelir.
#3. Ekibin diyagramlar şeklinde bilgi alışverişi yapmayı öğrenmesi zor olabilir. Ancak süreç düşüncesi bu şekilde oluşur. İşlemleri görsel olarak açıklamak ve metni çoğaltmak yalnızca bir geçiş aşamasıdır.
#5. Eğitim düzenleyin
BPMN notasyonu uygulaması, teori ve pratiğin bir karışımıdır. Temel kavramları öğrenmeniz ve ardından süreçleri analiz etmeniz, tanımlamanız ve şemalara çevirmeniz gerekir. Bu beceri, diğerleri gibi, sadece pratikte oluşur.
Uygulamalardan, örneğin Cawemo, Business Studio, Camunda-modeller, STORM uygundur.
#6. Temel düzeyde başlayın
BPMN yöntemindeki yeterlilik üç seviyeye ayrılabilir: Temel, orta ve yüksek.
BPMN'nin şirketinizde çalışmasını sağlamak için temel bilgileri edinin. Departmanlardaki süreçleri tanımlamaya, iş arkadaşlarıyla ilk aşamada iletişim kurmaya yetecek temel terimleri ve becerileri içerir. Bu, süreçleri yönetimle net bir mantıkla, ancak ayrıntılara dalmadan koordine etmek için yeterlidir.
Bir süreç açıklamasının en basit örneği bir "müşteriden gelen mail"dir:
BPMN'de diyagramlar oluşturmak için birçok özel simge kullanılır.
Temel düzeyi "atlamaya" ve şirketteki tüm süreçleri bir kerede ve hatta ayrıntılı olarak açıklamaya çalışmayın. Sonuç tektir: Bir sene geçer ve BPMN yöntemini kullanmaktan yönetici ve üst düzey yönetimi yorgunluktan zar zor hayatta kalır.
BPMN'yi aşamalı olarak kullanmaya başlayın:
#1. Şirketin genel yapısını tanımlayın.
#2. Süreçleri üç kategoride tanımlayın: Temel, destekleyici ve geliştirme süreçleri.
Temel uçtan uca süreçler, şirketin para kazandığı süreçlerdir (içlerinde her zaman müşteri ve para vardır).
Destekleyici süreçler doğrudan para getirmez, ancak temel olanlar (örneğin, muhasebe, pazarlama, İK) için gereklidir: Ödemelerin işlenmesi, vergilerin ödenmesi, çalışanların işe alınması vb.
Strateji geliştirme gibi geliştirme süreçleri şirketi güncel ve verimli tutmaktan sorumludur.
#3. Ayrıntılara geçin: Mevcut durumda süreçleri önem sırasına göre sıralayın ve tanımlayın.
#4. Süreçleri iş stratejisine göre düzenli olarak kontrol ve revize edin.
#7. BPMN'yi ölçeklendirme yaklaşımını seçin
Şirketin büyüklüğüne bağlıdır. Örneğin, küçük bir organizasyonda, sahibi kendisi eğitim alıp ekibe bilgi aktarabilir.
Orta ve büyük işletmelerde, araç olarak BPM ve BPMN'i uygulamak için iki yaklaşım vardır:
- Merkezi olan
- Merkezi olmayan
Merkezi olan: Eğitimli uzmanların veya eğitilmiş şirket çalışanlarının davet edildiği, BPM yetkinlik merkezi olarak adlandırılan özel bir birim oluşturulur. Bilgilerini tüm departmanlara yayınlar ve işletmenin süreçleri tanımlamasına yardımcı olurlar.
Merkezi olmayan: Bu durumda, her büyük bölüme ayrı bir iş analisti (veya daha doğrusu bir süreç analisti) "bağlanır". Ancak bu yaklaşımla bile, oyunun genel kurallarını veya şirketteki süreçleri tanımlamanın nüanslarını içeren bir belge olan “prosedür kuralları” oluşturmak için bir BPM Yetkinlik Merkezine sahip olmak daha iyidir.
BPMN yönetimi titizdir, ancak bir kontrol merkezi olmadan, her departman "kendi tarzda" onu kullanabilir. Örneğin, şematik yollar dikey veya yatay olarak tasarlanabilir. Herkes bunu farklı yaparsa, BT uzmanlarının başı döner.
#8. İlerlemenizi takip edin
İş süreci yönetimi sağlıklı bir yaşam tarzı gibidir: Uzun bir oyun oynamak, şirketi sürekli iyi durumda tutmak. İş süreci yönetiminde nihai bir nokta yoktur: Stratejiyi sürekli kontrol etmeniz, açıklamada değişiklikler yapmanız ve süreç olgunluk seviyesini yükseltmeniz gerekir.
Şirketin hangi seviyede bulunduğunu belirlemek için CMMI standardından (Capability Maturity Model Integrated) bir ölçek kullanabilirsiniz:
#1. Temel: Süreçler tanımlanmaz, kötü kontrol edilir, olaylar sonucunda veya yönetimin yönlendirmesiyle yenileri oluşturulur.
#2. Yönetilen: Süreçler proje düzeyinde tanımlanır, politikalar ve prosedürler oluşturulur.
#3. Belirli: Temel süreçler (modeller, yaşam döngüleri) açıklanmıştır.
#4. Niceliksel Yönelimli: Süreçler ortak kriterlere göre izlenmekte, kontrol edilmekte ve analiz edilmekte, sürekli iyileştirilmektedir. Kural olarak, otomatik bir BPM sistemi zaten kullanılıyor.
#5. Optimize edilebilir: Süreçler "canlı" ve sürekli revize edilirler, şirket dış zorluklara hızla uyum sağlar.
Süreç olgunluk düzeyinin artırılması şirketlerin verimliliğini ve rekabet gücünü artırmaktadır.
Süreçler yönetilebilir, tarif edilebilir ve tüm çalışanlar için anlaşılabilir olduğunda şirket değişikliklere hazırdır. Dirençlerini koruyan ve koronavirüs krizine diğerlerinden daha kolay uyum sağlayanlar bu şirketlerdir.
