Pricewaterhousecoopers’a göre, başarısız projelerin %60'ı iç sorunlar nedeniyle başarıya ulaşamıyor. İşte bu nedenle, proje devam ederken zorluklarla kahraman gibi mücadele etmek yerine proje öncesi planlamaya yeterince zaman ayırmak daha önemlidir.
En titiz hazırlıklar bile bazen sorunlardan kaçınacağınızı ve mükemmel bir proje gerçekleştireceğinizi garanti edemez. Her zaman ne proje yöneticisinin ne de ekibin kontrolünde olan dış faktörler ve riskler vardır.
Ancak planlama aşamasını doğru bir şekilde kullandıysanız, birçok sorunu önceden görüp önlemiş olursunuz ya da en azından bunlara hazır olup B planınızı hazırda bekletebilirsiniz.
#1. HATA: Projenin başarısı için net bir hedef ve kriter yoktur!
Seneca'nın dediği gibi: "Gemi hangi iskeleye gittiğini bilmediğinde, hiç bir rüzgar ona yardımcı olamayacaktır." Projenin amacını anlamazsak ve hangi sonucun başarı olarak kabul edildiğini bilmiyorsak, işte o zaman hedefe yaklaşamadan birçok sorun yaşarız.
Yolculuğunuzun başında, müşterinin ve ekibin hedef hakkında aynı anlayışa sahip olduğundan, herkesin projeyi nasıl değerlendireceğini anladığınızdan emin olun.
Başarı kriterleri konusunda net olun. Her proje için bunlar farklıdır ve genelde müşteri tarafından belirlenir.
#2. HATA: Projede iletişim zayıflığı!
İyi iletişim, doğru kişinin doğru bilgiyi doğru zamanda ve doğru şekilde almasıdır. İletişim yoksa karşılıklı hoşnutsuzluk doğar. Bu nedenle, planlama aşamasında proje paydaşları ile iletişim kurun. Bu sayede tüm paydaşlar doğru bilginin, doğru zamanın ve doğru kişinin ne olduğunu net bir şekilde anlayacaktır.
#3. HATA: Projenin iç süreçleri birbirleri ile uyumlu değildir!
Süreçler birbirleri ile uyumlu iken ekip talimatları ve prosedürleri takip eder. Ne güzel, değil mi? Ancak çoğu zaman istediğimiz gibi olmuyor.
Uyum sağlamak için projedeki temel çalışma kurallarını tanımlayın:
- İletişim nasıl organize edilir?
- Sorun veya risk ortaya çıkarsa ne yapmak gerekir?
- Değişikliklerle nasıl çalışılır?
Başlangıç toplantısında ekip içinde bu kuralları belirleyin. O zaman tüm paydaşlar kendilerini daha güvende hissedecekler çünkü süreç açık olduğunda görevler daha kolay ve daha hızlı çözülür. Beynimiz böyle çalışır: Panik yapmamak ve telaşlanmamak için bir hareket planına ihtiyacı vardır. Kurallar ve süreçler ne kadar basit ve net olursa, proje o kadar başarılı olur.
#4. HATA: Proje yöneticisinin tepkisel davranışı!
Proje yöneticisi “tepkisel” davranıyorsa, yani yalnızca soruna veya çatışmaya tepki veriyorsa, projenin başarısız olma riski çok yüksektir. Yöneticinin davranışı proaktif olmalıdır.
Projeye bir sistem olarak bakmanız ve sürekli analiz etmeniz gerekiyor:
- Her şey ne kadar düzgün çalışıyor?
- Hedeflere ulaşılıyor mu?
- Ekip ne kadar üretken?
- Hangi risklerin ortaya çıkabilir ve bunları nasıl en aza indirebiliriz?
İyi bir yönetici birkaç adım ileriyi hesaplar. Riskler artmadan ve sorunlar ortaya çıkmadan önce çözülmesi için her şeyi yapar. Bu, tecrübe ve bağlılık gerektirir. Proaktif olmadan, proje yöneticisi daha çok istatistik toplayan ve sorunları başkasına devreden bir koordinatördür.
#5. HATA: Kötü paydaş yönetimi!
Paydaşlar, projeyi etkileyen ve projeden etkilenen herkestir: Müşteri, sponsor, ekip, kullanıcılar, yöneticiler vb. Bunlardan sadece birkaçı veya arada birkaç düzine bile olabilir. Bunları planlama aşamasında belirleyin.
Beklentileri tanımlayın, tam olarak neyi gerçekleştireceğiniz hakkında konuşun.
Başarı için net kriterler formüle edin, aksi takdirde projenin sonunda ekibin yanlış görevleri yerine getirdiği ortaya çıkabilir.
Ne kadar çok paydaş varsa, onları o kadar yakından takip edin ve beklentileriyle ilgilenin. Proje sürecinde, paydaşların proje üzerindeki etkisi veya ilgi düzeyleri değişebilir. Birisi yeni bir pozisyona atanabilir veya yeni bir sorumluluk alanı verilebilir.
#6. HATA: Proje paydaşlarının yetersiz motivasyonu!
Bu, yalnızca tek bir durumda olur. Projenin başında, yönetici ekip üyelerinin beklentilerini karşılayamadıysa motivasyon sorunu ortaya çıkar çünkü herkesin kendini motive ettiği farklı beklentiler vardır.
#7. HATA: Kısıtlamaları yok saymak!
Yasal kısıtlamalar projenin başlangıcında kalın çizgilerle belirlenir. Bunlar dikkate alınmazlarsa er ya da geç projenin gidişatı olumsuz etkilenir.
Planlama sadece bir proje planı hazırlamak değil, aynı zamanda bir iletişim planı, risk yönetimi planı, paydaş yönetimi planı geliştirmektir.
Herhangi bir nedenle planlama bileşenlerinden biri atlanırsa, bu kesinlikle sonraki aşamalarda ortaya olumsuzluk çıkaracaktır.
