Günümüzde, kalite iyileştirme ve süreç optimizasyonu, sanayi ve iş dünyasında yer edinmiş büyük şirketler için önemli kavramlardır. Bu kavramlar, "her şey iyileştirilebilir" ilkesine dayanan çalışma felsefeleridir. Bugün en yaygın kullanılan iki metodoloji Lean Manufacturing (Yalın Üretim) ve Altı Sigma'dır. Yalın Üretim, süreç tasarımına odaklanarak değer katmayan faaliyetleri, yani israfı, ortadan kaldırmayı veya azaltmayı hedefler. Öte yandan, Altı Sigma, süreçlerin değişkenliğini azaltmayı amaçlar. Bu metodoloji, hem ürün imalatında hem de müşteri hizmetlerinde kusurları minimize ederek rekabet avantajı elde etmeyi amaçlar. Lean ve Six Sigma birbirini tamamlayarak Lean Six Sigma metodolojisini oluşturur.
BPM Nedir?
Son yıllarda, İş Süreçleri Yönetimi (BPM) adı verilen yeni bir metodoloji büyük bir etki yaratmıştır. BPM, çeşitli yönetim disiplinlerini doğrudan süreç operasyonları ile entegre eder. Çalışmalar, BPM'yi 2003 yılında ilk kez “iş süreçlerinin sürekli iyileştirilmesine odaklanan bir süreç yönetim stratejisi ve bilgi teknolojilerini (IT'leri) süreçlerin gerçekleştirilmesi için temel prensiplerden biri olarak kullanan bir yaklaşım” olarak tanımlamıştır. BPM'nin yaşam döngüsü şu aşamalardan oluşur: tasarım, modelleme, yürütme, izleme ve optimizasyon.
Tasarım aşaması, organizasyon içindeki süreçlerin işleyişini anlamayı ve analiz etmeyi, görevleri, sorumluları ve rolleri belirlemeyi amaçlar ve AS-IS modeli oluşturur. Bu aşama, zayıflıkları veya eksiklikleri tespit etmek, görevleri yeniden yapılandırmak ve iyileştirme önlemleri önermek için bir keşif alt aşamasını içerir. İyileştirmeler tespit edilirse, yeniden tasarım süreci, İş Süreçleri Yönetim Notasyonu (BPMN) aracılığıyla grafiksel olarak açıklanır ve TO-BE modeli oluşturulur.
Yürütme aşamasında, modellemenin uygulanması ve tanımlanan görevlerin otomasyonu gerçekleştirilir. İzleme aşaması, belirlenen hedeflerin yerine getirilmesini kontrol eder ve hataları veya sapmaları belirler, bu da kilit performans göstergelerinin (KPI'lar) tanımlanması ve analizi yoluyla sağlanır. Son olarak, optimizasyon aşamasında, süreci iyileştirmeye yardımcı olacak yeni önlemler uygulanır.
Süreç Yönetiminin Getirileri
Süreç yönetimi aracılığıyla, işletmeler düşük maliyetlerle, daha hızlı, daha büyük doğrulukla, azaltılmış varlıklarla ve artırılmış esneklikle yüksek performanslı süreçler oluşturabilir. Şirketler, organizasyon sınırlarını aşan uçtan uca süreçler tasarlayarak değer katmayan genel giderleri ortadan kaldırabilir. Süreç yönetimi, süreçlerin vaatlerini yerine getirmesini ve tutarlı bir şekilde çalışmasını sağlar. Ayrıca, süreçler işletme ve müşteri ihtiyaçlarını artık karşılamadığında değişim ihtiyacını belirler. Bu operasyonel faydalar, düşük işletme maliyetlerine ve geliştirilmiş müşteri memnuniyetine dönüşerek, işletme performansını artırır.
Süreç yönetimi, şirketlerin hızlı değişim dönemlerine daha iyi yanıt vermesini sağlar. Geleneksel organizasyonlar, değişimi finansal performansı etkileyene kadar fark etmez, bu da genellikle çok geç olur. Süreç yönetimi sistemleri, operasyonel performans metriklerindeki düşüşler aracılığıyla değişimi algılar ve kuruluşların proaktif olarak yanıt vermesini sağlar. Bu sistem, küreselleşme, birleşme entegrasyonu, ERP uygulaması ve e-ticaret gibi çeşitli performans iyileştirme girişimlerini entegre eder ve yüksek performanslı süreçlere yönelik koordine bir yaklaşım sağlar.
Başarılı süreç yönetimine örnek olarak, bir tüketici ürünleri üreticisinin envanteri %25 ve stok dışı durumları %50 azaltması, bir bilgisayar üreticisinin pazara çıkış süresini %75, geliştirme maliyetlerini %45 azaltması, yeni ürün müşteri memnuniyetini %25 artırması ve bir sağlık sigortacısının maliyetleri milyonlarca dolar azaltırken müşteri memnuniyetini artırması verilebilir.
BPM ve Lean Manufacturing (LM) Arasındaki Farklar
Lean Manufacturing (LM), BPM'den daha yenidir ve akademik olarak daha fazla popülerlik kazanmıştır, bu da LM hakkında daha fazla makalenin bulunması anlamına gelir. BPM, bilgi akışına odaklanırken, LM fiziksel süreçlere odaklanır ve 5S, TPM ve Heijunka gibi araçları kullanır. LM genellikle israf azaltma ve değer katma faaliyetlerini iyileştirme amacıyla üretimde uygulanırken; BPM daha çok hizmet sektöründe, süreç verimliliği için IT tabanlı çözümler sunar.
BPM, iyileştirmelerin belirli kişiler tarafından yürütüldüğü yukarıdan aşağıya bir yaklaşım benimserken, LM sıradan işçilerin süreç iyileştirmelerini yürüttüğü aşağıdan yukarıya bir yaklaşım kullanır ve çalışan motivasyonuna vurgu yapar. Bu farklı yaklaşımlar, ortak uygulamayı zorlaştırabilir, LM kapsayıcı bir yaklaşım benimserken, BPM belirli süreç iyileştirmelerine odaklanır. Bununla birlikte, her iki metodoloji de başarılı uygulama için uzun vadeli bir vizyon ve üst düzey yönetim desteği gerektirir.
Sonuçlar
BPM ve LM'nin sürekli iyileştirmeye dayandığı ve maliyet azaltma, bekleme sürelerini kısaltma ve kalite artırma potansiyeline sahip olduğu kanıtlanmıştır. Metodolojiler, ana odak noktası (BPM bilgi akışı ve LM malzeme akışı) ve sürekli iyileştirme kültürünü geliştirme yaklaşımları açısından farklılık gösterir. BPM'nin yukarıdan aşağıya, LM'nin ise aşağıdan yukarıya bakış açısı ortak uygulamayı zorlaştırır. Bununla birlikte, her iki metodolojinin de uygun şekilde uygulandığında organizasyonel performansı önemli ölçüde artırabilecek spesifik faydaları vardır.
