Başlangıç toplantısı, bir projeye başlamadan önce yapılan ilk toplantıdır. Bu toplantılar ekip üyelerini tanıtmaya, hedefler belirlemeye ve iş birliğini net hale getirmeye yardımcı olur. Tabii, toplantının doğru yapılması şartıyla.
Bir başlangıç toplantısının nasıl düzenleneceğine dair Fransız portal Manager GO'nun tavsiyesini tercüme ettik.
Başlangıç toplantısı neden düzenlenmesi gerekir?
- Proje katılımcılarını tanıtmak ve ekipteki güç dengesini değerlendirmek için
- Projenin ana konularını tartışmak için
- Herkesin projenin hedeflerini ve rolünü anladığından emin olmak için
- Lansmandan önce ek bir motivasyona ve ilham kaynağına vesile olmak için
- Çalışma kurallarını oluşturmak için
Diğer tüm toplantılar gibi bir başlangıç toplantısının da dikkatlice düşünülmesi ve planlanması gerekir. Bir toplantı planı hazırlayın ve katılımcılara soru ve öneri hazırlamaları için gönderin.
Sadelik ve verimlilik böyle bir toplantının temel özellikleridir. Toplantının amacı, katılımcıları projeyle ilgili fazla bilgi, sayı ve verilere boğmak değil, iş süreçlerinin anlaşılmasını kolaylaştırmaktır.
#1. Tanışma
Kendinizi tanıtın ve katılımcılardan da aynısını yapmalarını rica edin. Özellikle uzmanlar birbirini tanımadıkları için bu çok önemli bir şey. Neler mi söyleyebilirsiniz? Temel bilgiler: adı, soyadı, şirketteki pozisyon. Her bir katılımcının projedeki rolü zaten daha sonra açıklanacaktır.
#2. Toplantı gündemi
Bazen bu adım, gereksiz olduğu düşünülerek ihmal edilir fakat projeyi hangi sırayla tartışacağına, ne zaman soru soracağına vs. en baştan karar verirseniz herkes için daha kolay olacaktır. Bu tür bir toplantı bir monolog değildir; tüm ekibin katılması ve görüşlerini ifade etmesi gereken bir toplantıdır.
#3. Projenin konu ve ekibin hedefleri
"Proje hangi sorunları çözüyor?" sorusunu cevapladığınızdan emin olun. Çalışanların hangi işi ve onu neden yapacaklarını anlamaları önemlidir.
Toplantının farklı alanlardan uzmanları bir araya getirdiğini unutmayın. Genel hedefleri belirtin ve mümkünse bunları alana göre her bir çalışan grubu için düzenleyin. Beklediğiniz sonucu açıklayın.
#4. Projenin aşamalarının açıklaması
Her birinin sonucunu (düzen, dokümantasyon) ve son tarihi belirterek projeyi aşamalara ayırın. Böylece hiçbir şeyi kaçırmadığınızdan emin olacaksınız. Bazı işlemler aynı anda yapılabilir. Bu şekilde, çalışanın bir önceki sürecin bitmesini beklediği ve işe başlamadığı durumlardan çok zaman kaybetmekten kurtulacaksınız.
Proje yönetimi için özel bir program (Trello, Redmine, Jira) kullanıyorsanız bunu en başta söyleyin.
#5. Herkesin rolü ve sorumluluğu
Başlangıç toplantısının ana hedeflerinden biri, kimin ne yaptığını, çalışanların hangi gruplarda olduğunu ve birbirleriyle nasıl çalıştıklarını ayrıntılı olarak açıklamaktır. Örneğin, iki tasarımcı ve bir yönetici, daha sonra bu düzeni analist ve proje yöneticisine onay için sunar.
Her katılımcının iletişim araçları ile bir liste yaptığınızdan emin olun. Nasıl iletişim kuracağınızı belirtin. Çoğu zaman proje yöneticileri kişisel hesaplar aracılığıyla Facebook'ta iletişim kurmaktan çekinmezler.
#6. Proje kontrolü
Manager GO'nun yazarları, projenin ilerleyişi hakkında haftada bir ve her zaman yazılı olarak düzenli olarak bilgi verilmesini tavsiye eder.
Böyle bir rapor aşağıdaki unsurları içerebilir:
- % olarak proje yürütme durumu
- çalışma programının yerine getirilmesi (örneğin renkleri kullanarak: yeşil - tamam, turuncu - tartışma için sorular var, kırmızı - son tarih bozuldu, projedeki çalışma sırasını revize etmek gerekiyor diye anlama geliyor)
- bütçenin yerine getirilmesi durumu (aynı renk)
- takımdaki memnuniyet durumu (aynı renk)
- yapılanların bir özeti, çalışmanın sonucu
- çözülmeyi bekleyen sorular
- riskler, bir uzmanın görüşüne göre yanlış gidebilecek şeylerdir.
Raporlarınızı bürokratik hale getirmeyin. Yalnızca projeyle ilgili bilgileri seçin.
#7. Performans değerlendirmesi
Başlangıç toplantısında, işin yapılıp yapılmadığını ve ne kadar iyi olduğunu nasıl değerlendireceğinizi belirleyin. Çalışanlar son teslim tarihlerini karşılamak zorunda mı? Çalışanlar bütçeyi karşılamak zorunda mı? Çalışanlar ekip içindeki her şeyi mümkün olduğunca çabuk koordine etmeli mi? Çalışanlar yeni yöntemler veya teknolojiler kullanmalı mı?
#8. Sonraki toplantıları planlama
Bir sonraki toplantı için bir program üzerinde anlaşmak, çalışanlara son teslim tarihlerini ve zamanında tamamlamaları gereken iş miktarını bir kez daha hatırlatacaktır.
Başlangıç toplantısında ayrıca şunları tartışın:
- Müşteriyi/Sponsoru: Ekibin projeyi kimin için yaptığını. Müşterinin kendi ekibi varsa, kimin ve hangi kararların alınacağını tartışın.
- Yüklenicileri: Projeye dış şirketleri dahil ediyor musunuz, nasıl etkileşim kuracaksınız ve bundan kim sorumlu olacak?
Aşağıdakileri kullanabilirsiniz:
- Proje ve ekip hakkında kısa bir video veya sunum. Ancak küçük harflerle yazılmış 100 slayt olan bir sunum değil okunması ve hatırlanması kolay olan bir sunum olmalıdır.
- Soruları cevaplarken bir düşünceyi görselleştirmek için kağıt tahtasını kullanın. Bu yaklaşım tüm ekibi çalışmaya dahil eder.
Teknoloji, farklı ülkelerde olsalar bile tüm ekip üyelerini bir araya getirmeyi mümkün kılıyor. Çalışanlar projenin amaçlarını ve hedeflerini ne kadar çok anlarsa etkinlikleri o kadar yüksek olacaktır.
Herkesi bir araya getiremiyorsanız toplantıya proje ekiplerine liderlik edecek kilit uzmanları davet edin. Her departmanın (pazarlama, BT, finans) en az bir temsilcisi olmalıdır.
Birkaç başlangıç toplantısı yapılabilir. Bu ayrı olarak çalışanlarla ve müşteri ile ortak bir toplantı şeklinde yapılabilir. Genel olarak, toplantı bir saat sürmelidir; daha uzun sürerse dikkat odağı kaybolur.
