Yeni başlayanlar için Excel: Programın 10 temel işlevi | Laba işletme okulu
Blog

Arama

Yeni başlayanlar için Excel: Programın 10 temel işlevi

Excel ile sinirleriniz bozulmadan zaman tasarrufu nasıl yapılır?

image3-6108f7ce3ff96793004226.jpg

Excel'in binlerce yerleşik işlevi vardır. Bunlardan en azından bazılarını bilirseniz verileri işlerken ve raporlar oluştururken çok zaman kazanabilirsiniz.

Bu makalede, Excel'de en sık kullanılan 10 temel işlevi topladık.

#1. TOPLA işlevi

Söz dizimi: =TOPLA(dizi1;[dizi2];[dizi3];…)

dizi1 — gerekli değişken. Bileşenlerini çarpıp toplamak istediğiniz ilk dizi bağımsız değişkeni.

İşlev, tek tek sayısal değerlerin, aralıkların, sayısal değerlere sahip hücre başvurularının toplamını veya tüm bu 3 türün toplamını bulmayı mümkün kılar. Raporlar oluşturulurken genellikle satır veya sütun toplamlarını oluşturmak için kullanılır.

Kullanım örnekleri:

Diyelim ki bir dizi sayısal değeriniz var ve bunlardan bazılarının toplamını hesaplamanız gerekiyor. TOPLA işlevini kullanarak, işlev değişkenleri alanında gerekli hücre başvurularını ekler ve aşağıdaki tabloda görüldüğü üzere cevabı 312 alırız.

Bazı durumlarda diziler aynı şekilde toplanması gereken değerler içermez ve hücre başvuruları yerine kendi saylarımızı ekleyebiliriz. Bu durumda aşağıda görüldüğü üzere cevap 419 olur.

İşlev sadece sayısal değerlerle değil, tüm aralıklarla da çalıştığı için tüm aralığın toplamını bulabilirsiniz.

Toplanması gereken değer sayısında kendinizi sınırlamayabilirsiniz ancak sütun veya satırlardaki tüm değerleri saymanız gerekir. Örneğin ilk iki sütundaki tüm değerleri toplayalım.

Aralığın bir veya daha fazla hücresinde sayısal bir ifade olmayıp bir metin ifadesi olursa Excel bu değerleri sıfıra eşitleyecektir.

#2. BAĞ_DEĞ_SAY işlemi

Söz dizimi: =BAĞ_DEĞ_SAY(değer1;[değer2];…)

değer1 — gerekli değişken.

BAĞ_DEĞ_SAY işlevi sayı içeren hücre sayısını ve bağımsız değişkenler listesindeki sayıları sayar. Excel'de ORTALAMA işlevini kullanmak irrasyonel olduğunda genellikle ortalamaları hesaplamak için kullanılır.

Aşağıdaki formül, A1: E4 aralığında sayıları içeren hücrelerin sayısını döndürür.

Gördüğümüz gibi değişken listemiz beş değer aralığı içerir ancak sayısal değerler yalnızca A, B, C sütunlarında yer aldığından işlev üç değer döndürür. Sütun D bir metin ifadesidir ve sütun E bir boş hücredir.

İlgili işlevler:

=BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY(değer1;[değer2];…) işlevi, aralıkları boş olmayan hücreleri sayar.

=BOŞLUKSAY(aralık) işlevi, bir hücre aralığındaki boş hücrelerin sayısını sayar.

#3. МİN işlevi

Söz dizimi: =МİN(sayı1;[sayı2];…)

sayı1 — gerekli değişken.

İşlev, belirtilen değişken listesindeki minimum sayısal değeri bulmanızı sağlar. Rapor döneminin başlangıç ​​tarihini, minimum satın alma değerini ve diğer parametreleri belirlemeniz gerektiğinde genellikle finansal tabloların yapımında kullanılır.

Örnek:

Diyelim ki bir dizi sayısal ve metin ifademiz var ve minimum değeri bulmak istiyoruz.

Örneğin, seçilen iki A1: D2, A4: D4 aralıkları ile 54 sayısı arasındaki minimum değer 21 olacaktır. Boş alanlar ve metin ifadeleri işlev tarafından hariç tutulur ve hesaplamalarda kullanılmaz.

İlgili işlevler:

=MİNA(değer1;[değer2];…)işlevi, bir bağımsız değişkenler listesindeki en küçük değeri verir ayrıca DOĞRU içeren bağımsız değişkenler 1 olarak değerlendirilir, metin veya YANLIŞ içeren bağımsız değişkenler 0 (sıfır) olarak değerlendirilir.

=MAK(sayı1;[sayı2];…) işlevi, bir değer kümesindeki en büyük değerleri verir ayrıca dizideki veya başvurudaki boş hücreler, mantıksal değerler veya metin göz ardı edilir.

=МАКА(değer1;[değer2];…) işlevi, bir bağımsız değişkenler listesindeki en büyük değeri verir ayrıca DOĞRU içeren bağımsız değişkenler 1 olarak değerlendirilir; metin veya YANLIŞ içeren bağımsız değişkenler 0 (sıfır) olarak değerlendirilir.

#4. ORTALAMA işlevi

Söz dizimi: =ORTALAMA(sayı1;[sayı2];…)

sayı1 — gerekli değişken.

İşlev, tek tek sayısal değerlerin, aralıkların, sayısal değerlere sahip hücre başvurularının toplamını veya tüm bu 3 türün aritmetik ortalamasını bulmayı mümkün kılar.  Bir grup sayının toplanması ve toplamın gruptaki sayıların adedine bölünmesi ile hesaplanır. Aralık veya hücre başvurusu bağımsız değişkeninde metin, mantıksal değer veya boş hücre varsa bu değerler göz ardı edilir.

Diyelim ki 6 hücre aralığımız var: Bunlardan 4 tanesi 0 olmak üzere sayılarla dolu, bir değer metin, bir değer daha boş. Bu işlev yalnızca sayısal değerleri toplar ve toplamı, toplam 4 değere bölecektir.

Sonuç olarak, sayılarının orta değeri 4 sayısıdır.  Kontrol edelim:

(4 + 5 + METİN + 7 + 0 + BOŞ) / 4 = 16 / 4 = 4

METİN ve BOŞ göz ardı edilir.

#5. YUVARLA işlevi

Söz dizimi: =YUVARLA(sayı; sayı_basamaklar)

sayı — değişken.

sayı_basamaklar — sayı bağımsız değişkeninin yuvarlanmasını istediğiniz basamak sayısıdır.

YUVARLAMA işlevi, gerçek sayıları, gereken ondalık basamak sayısına yuvarlar ve yuvarlanan değeri matematiksel yuvarlama kuralına göre döndürür. 

Örneğin, 2.57525 sayısını ondalık noktadan sonra 2 karaktere yuvarlamak için, 2.58 değerini döndürecek olan =YUVARLAMA(2.57525; 2) formülünü yazayabilirsiniz. Bu işlev genellikle bilanço ve diğer raporlama türleri oluşturulurken kullanılır. 

#6. EĞER işlevi

Söz dizimi: =EĞER(mantıksal_karşılaştırma;karşılaştırma_doğru_ise_buradakini_yap;yanlış_ise_buradakini_yap)

mantıksal_karşılaştırma — operatörün kontrol ettiği koşul.

karşılaştırma_doğru_ise_buradakini_yap — koşul doğruysa bu değer döndürülür.

yanlış_ise_buradakini_yap — koşul yanlış ise bu değer döndürülür.

Eğer formülü, Excel’in en çok kullanılan formüllerinden biridir ve iki değer arasında mantıksal karşılaştırmalar yapar. Onun sayesinde sayılar ve/veya metin, işlevler, formüller kontrol edilir. Değerler belirtilen koşulu sağladığında, "doğruysa_bu_değer" sağlamadığında ise "yanlışsa_bu_değer" alanından bir kayıt görünür. Genellikle ifadeleri ve grupları kategorize etmek için kullanılır. 

İşlev, karşılaştırma operatörlerinin kullanımını destekler:= (eşittir), < (daha az), <= (daha az veya eşit), > (daha fazla), >= (daha fazla veya eşittir), <> (eşit değildir) ayrıca, bu işlev genellikle VE, VEYA mantıksal operatörleriyle birlikte kullanılır. Birkaç örneğe bakalım.

Örnek 1:

1 kg için gıda ürünlerinin ücretini gösteren bir tablomuz olduğunu ve bu görevin malları fiyata bağlı olarak iki gruba ayırmak olduğunu varsayalım:

- 500’e kadar

- 500’den fazla

EĞER işlevi bu sorunu çözmek için kullanılır.

B2 hücresinde formül şöyledir: =EĞER(B2 <= 500;"500'e kadar";"500'den fazla").  Belirtilen hücredeki sayı 500'den az veya 500’e eşitse (1. ekran görüntüsünde), "500'den fazla" (3. ekran görüntüsünde)  işlev dönerse "500'e kadar" (2. ekran görüntüsünde) metin ifadesini döndürmelidir. Bu formülü bir deneyelim:

Örnek 2:

Yukarıdaki tabloda her ürüne "yüksek maliyet" ve "düşük maliyet" olarak bir fiyat kategorisi atamamız gerektiğini varsayalım.

Formül D2 hücresine yazılmıştır: =EĞER(D2 ="500'e kadar";"düşük maliyet";"yüksek maliyet"). Açıklama: Belirtilen hücredeki metin değeri "500'e kadar" ise işlev "düşük maliyet" metin ifadesini döndürmelidir; metin değeri farklı çıktığı durumda işlev  "yüksek maliyet" metin ifadesini döndürmelidir. 

Lütfen unutmayın: Bir metin değeri için koşullar kontrol edilirken tırnak içindeki bu değer bir tırnak işareti içine alınmalıdır. Formülü tablonun sonuna kadar aşağı çekerek sonuca bakalım.

#7. DÜŞEYARA işlevi

Söz dizimi: =DÜŞEYARA(aranan_değer;tablo_dizisi;sütun_indis_sayısı; [aralık_bak])

aranan_değer — veri sütununda bulunacak değer. Argümanlar sayısal ve metin olabilir. Aradığınız değer belirtilen tablodaki hücre aralığının en soldaki sütununda bulunmalıdır.

tablo_dizisi — bir hücre aralığına bir başvuru. Sol sütunda aranan değer aranır ve sağdaki sütunlardan karşılık gelen değer görüntülenir. Sol sütuna anahtar sütun da denir. Tablo aranan değeri içermiyorsa # N/A hatası döndürülür.

sütun_indis_sayısı — dönüş değerini içeren sütunun numarasıdır.

[aralık_bak] — opsiyonel argüman. İki değeri içeriyor: DOĞRU ve YANLIŞDOĞRU – Yaklaşık Eşleşme seçilir ise; tablodaki ilk sütunun sayısal veya alfabetik olarak sıralanacağını varsayar ve tabandaki en yakın değeri arar. YANLIŞ – Tam Eşleşme seçilir ise; tablo_dizisinin ilk sütununda, aranan_değer argümanında belirtmiş olduğunuz veri ile birebir aynı olan varsa o değeri arar. Bu, büyük veri kümeleri ve birden çok tablo ile çalışmayı kolaylaştıracak bir işlevdir. Bu işlev, başka bir tablodan (örneğin, grup veya kategori) bir ölçütle eşleşen bir sütunu çekmeniz gerektiği durumda faydalı olacaktır.

Örnek

6. maddedeki (EĞER) tablomuza dönelim. Her satın alma kaleminin ait olduğu bir gruba (sebzeler, meyveler, şekerlemeler vb.) atandığını ve bir eşleşme kılavuzumuz olduğunu ancak farklı bir tabloda olduğunu varsayalım. Binlerce satırdan oluşan veri dizilerinde bunu manuel olarak yapmak çok uzundur fakat DÜŞEYARA işlevi bunu çok hızlı yapabilir.

G2 hücresine şu formülü yazıyoruz: =DÜŞEYARA(A2;$L$2:$M$78;2;YANLIŞ). $ aralığı sabitleme işaretlerini ayarladığınızdan emin olun yoksa formül aşağı çekildiğinde tablo hücrelerinin aralığı da aranan değerle birlikte aşağı doğru hareket eder. 

Formül nasıl okunur: L2: M78 tablosunun sol sütunundaki A2 hücresindeki değeri bulmak ve bu tablonun 2. sütunundaki bulunan aranan_değere karşılık gelen ifadeyi çıkarmak ve bu arada arama değeri tablonun sol sütunundaki verilerle eşleşmelidir (YANLIŞ argümanı).

Formülü aşağı çekerek sonucu görüyoruz.

#8. EĞERHATA işlevi

Söz dizimi: =EĞERHATA(değer;eğer_hataysa_değer)

değer — hatayı denetleyen bağımsız değişkendir.

eğer_hataysa_değer — formül bir hatayı değerlendirirse, verilecek değerdir. 

Aşağıdaki hata türleri değerlendirilir:

TR: #YOK, #DEĞER!, #BAŞV!, #SAY/0!, #SAY!, #AD? veya #BOŞ!.  Bir formül bir hata sonucu döndürürse belirttiğiniz bir değeri verir; aksi takdirde formülün sonucunu verir.  Hata yoksa - hesaplamaların veya hücre verilerinin sonucu verir.  Genellikle sıfıra bölünürken kullanılır.

Örnek:

Gelir değerleri ve satılan birim sayısı ile bir tablo alalım. Bir birim üretim için geliri bulmanız gerekir. Bunu çözmek için geliri birim sayısına böleriz.

Excel hata veriyor çünkü sıfıra bölme bir ifadede gerçekleştiriliyor. Bu nedenle bitişik sütunda bir hata olup olmadığını kontrol ederiz.

#9. KIRP işlevi

Söz dizimi: =KIRP(metin)

metin — Gerekli değer. İçinden boşlukların kaldırılmasını istediğiniz metindir.

Sözcükler arasındaki tek boşluklar dışında metinden tüm boşlukları kaldırır. 

Örnek:

Formül =KIRP(" İlk     Çeyrek        Gelirleri "). Formüldeki metnin (İlk Çeyrek Gelirleri) başındaki ve sonundaki boşlukları kaldırır.  Sonuç olarak İlk Çeyrek Gelirleri olur. 

KIRP işlevi, 7 bit ASCII boşluk karakterini (32 değeri) metinden kırpmak için tasarlanmıştır. Unicode karakter kümesinde ondalık değeri 160 olan ve kısaltıcı olmayan boşluk karakteri adı verilen ek bir boşluk karakteri vardır. Bu ekstra karakterleri kaldırmak için şu formülü kullanmanız gerekir: =KIRP(YERİNEKOY(A1;DAMGA(160);DAMGA(32))). Bu durumda işlev önce tüm bölünemez boşlukları bir boşlukla değiştirir ve sonra fazladan boşlukları kaldırır. 

#10. BİRLEŞTİR işlevi

Söz dizimi: =BİRLEŞTİR(metin1;[metin2];[ metin 3];…)

metin1 — gerekli değişken

İki veya daha çok metin dizesini tek bir dizede birleştirmek için metin işlevlerinden biri olan BİRLEŞTİR kullanılır ayrıca BİRLEŞTİR işlevi yerine ve (&) karakteri kullanılır. 

Örnek:

Diyelim ki, isim, pozisyon ve yaş olarak ayrılmış, bir çalışan tablomuz var ve raporun tüm bu değerleri tek bir hücrede göstermesi gerekiyor. Bunu yapmak için işlevi şu şekilde kullanalım: 

Haber bültenimize abone olun

Takip ettiğiniz için teşekkür ederiz