Bazı projelerden istenilen verimin alınamadığı, kaynakların israf edildiği ve atıl kalan projelerin de gözlemlendiği iş dünyasında proje yönetimi çok önemli konuma gelmektedir. Günümüz teknolojisinde ise artık Bilişim teknolojileri tabanlı projeler her geçen gün fazlasıyla artıyor ve bu projelerin hedeflenen başarıya ulaşması için doğru yönetilmesi gerekiyor. Bu noktada Trendyol’un Kıdemli Proje Yöneticisi Meltem Kocabaş Gürsoy sizlerle Laba’da buluşacak ve BT Proje Yönetimi eğitim kursuyla bu alanda kariyer gelişiminize yardımcı olacak.
Teknik bilgi birikimi ve güçlü iletişim yetenekleri ile 10 yılı aşkın süredir Bilgi Teknolojileri alanında çalışmalarını sürdüren Meltem Kocabaş Gürsoy’un kariyerinde Turkcell, Borusan ve Pegasus gibi kurumsal firmalar bulunmaktadır.
İşte bu değerli eğitim kursu öncesi Meltem Kocabaş Gürsoy’a bilişim tabanlı projelerle ve onların nasıl yönetilmesi gerektiği ile ilgili sorular sorduk.
#1. BT Proje Yönetimi nedir?
Bir projenin başlangıçta belirlenmiş olan kabul kriterlerini karşılayabilmek için bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje aktivitelerine uygulanması bir proje yönetimidir. Bilgi Teknolojileri Proje Yönetimi ise tüm bunları bilişim teknolojilerinin sağladığı olanakları kullanarak uygulamaktır. Böylelikle Bilgi Teknolojileri alanındaki projelerin etkin ve verimli bir şekilde başlatılması, yürütülmesi ve tamamlanması sağlanır.
#2. Proje yöneticisinin nitelikleri neler olmalıdır?
Bir proje yöneticisi her şeyden önce iyi bir lider olmalıdır. Proje ekibine karşı yol gösterici ve motive edici bir liderin projede var olması, projenin başarısını olumlu yönde etkileyecektir. Proje yöneticisi, proje paydaşlarının nabzını iyi tutmalı, iletişim ve empati becerileri ile proje gidişatını etkileyebilecek risklere karşın tetikte olmalıdır. Tüm proje paydaşlarına eşit yakınlıkta olup tüm durumları objektif bir bakış açısıyla değerlendirebilmelidir. Detaylardan ziyade büyük resme odaklanmalı ve projenin hangi yöne gittiğini takip etmelidir.
#3. Bütçe baskıları, artan müşteri/kullanıcı talepleri başarı şansını düşürüyor mu?
Bir projede maliyet-zaman-kalite üçlüsü çok önemlidir. Buna “Proje Yönetiminin 3 Sac Ayağı” deriz. Bunlardan bir tanesi planlanandan fazla ya da eksik olursa projenin dengesi bozulmaya başlar ve proje başarısı düşer. Son yıllarda bu üçlüye bir de “müşteri/son kullanıcı memnuniyeti” eklendi. Projeyi her ne kadar belirlenen bütçe içerisinde, belirlenen sürede ve hedeflenen kalitede bitirirsek bitirelim, ortaya çıkan ürünü son kullanıcı kullanmıyor veya kullanamıyorsa proje istenen başarıya ulaştı diyemeyiz.
Bazı proje metodolojilerine göre projenin en başında bütçe ve müşteri/son kullanıcı talebi alınır ve proje tamamlanana kadar bu çerçeveden çıkılmaz. Günümüzde bu metodolojilerin her projeye uygun olmadığı, projenin ilerleyen safhalarında müşteri / son kullanıcı taleplerinin değişebileceği buna bağlı olarak da bütçenin etkilenebileceği gerçeği kabul görmektedir. Bu sebeple farklı proje yönetim metodolojileri ortaya çıkmış ve uygulanmaya başlanmıştır.
#4. Proje Yöneticisi doğru ekibi kurmakta zorlanır mı?
Proje Yöneticisi, ekibini kurmadan önce projesini iyi tanımalıdır. Proje kapsamında yer alan dinamikleri, talep sahibini, ortaya çıkacak ürünü iyi anlamalı ki o dinamiğe uygun olacak ekip üyelerini bir araya getirebilsin. Bu durum her zaman kolay olmayabiliyor elbette. Projedeki ekip ruhunu yaratabilmenin 2 temel adımı olduğunu düşünüyorum. Birincisi, ekip üyelerinin birbiri ile kişisel bağ kurup anlaşabilmeleri. İkincisi ise proje için teknik olarak yeterli seviyede olabilmeleri. Temel olarak bu 2 koşulu sağladıktan sonra proje için doğru ekip kurulmuştur diyebiliriz.
#5. BT Proje yönetiminde yazılım test süreçleri proje teslim tarihini geciktirir mi?
Proje için bir teslim tarihi belirlemeden önce projenin tüm adımlarını tek tek analiz edip başlangıç-bitiş tarihlerini belirlememiz ve ona uygun olacak şekilde bir teslim tarihi koymamız gerekir. Yazılım test süreçleri de başlangıçta analiz edilip bitiş tarihinin belirlenmesi gereken adımlardan birisidir. Bu durumda proje için gerekli olan hiçbir adımın, proje teslim tarihini geciktirdiğini söyleyemeyiz.
Ancak bazı projeler “zaman kısıtlı (time-bound)” projelerdir. Yani regülasyon veya rekabet gibi sebeplerle proje teslim tarihinde hiçbir şekilde değişiklik yapılamaz. Bu gibi durumlarda yazılım test sürecinden feragat etmeden projeyi hızlandırabilecek başka yöntemlere başvurulur. Çünkü yazılımı yeteri kadar test etmeden projeyi teslim etmek, son kullanıcının birçok problem ile karşı karşıya kalması riskini doğurur.
#6. BT Proje yönetiminde kullanıcı deneyimi önemli rol oynar mı?
Kesinlikle! Daha önce de bahsettiğim gibi artık bir projenin başarıya ulaşması yalnızca maliyet-zaman-kalite üçlüsüne bağlı değil. Bu üçlüye ek olarak son kullanıcı deneyiminin de proje başarısına etkisi çok büyük. Bir ürünün gerçekten kullanılmasını ve başarılı olmasını istiyorsak, son kullanıcıların eğilimlerini, davranışlarını çok iyi analiz etmemiz gerekiyor. Son yıllarda birçok kurumsal firmanın bünyesinde sadece kullanıcı deneyimini araştıran departmanlar kurulmuş durumda.
#7. BT Proje yönetimi başarı ölçütü nedir?
Projenin kapsamı ve kalitesi, müşterinin ihtiyaçları doğrultusunda belirlenmiş ve müşteri ile el sıkışılmış olmalıdır. Proje ekipleri bazen “altın kaplama (golden plating)” dediğimiz, kapsamda olmamasına rağmen müşteri ile el sıkışmadan ürüne ek özellikler ekleme yanılgısına düşerler. Bu durum sanılanın aksine müşterinin hoşuna gitmez ve reddedilir. Bu sebeple müşteri ile el sıkışılan kapsama bağlı kalmak proje başarısı için önemli rol oynar.
Projenin adımları ve kaynak ihtiyaçları göz önünde bulundurularak bir proje bütçesi ve teslim tarihi belirlenir. Bütçe ve teslim tarihi konularında da müşteri ile mutabık kalmak ve bunlara uyum sağlamak önemlidir.
Ortaya çıkan ürünün müşteri tarafından benimsenmesi ve kullanılması en büyük başarı ölçütlerinden birisidir. Buradaki memnuniyeti arttırmak için ürünün kendi kendini kullandırabilecek derece basit, kullanımı kolay ve kullanıcı dostu tasarlanması gerekir.
#8. Bilişim teknoloji tabanlı olmayan bir projeyi yönetmek ile kıyaslandığında temel farkları nelerdir?
Bilişim teknolojileri tabanlı projeler, diğer projelere göre daha soyut ve karmaşıktır. Örneğin, bir inşaat projesinin başlangıcından bitişine kadarki tüm süreci fiziksel olarak gözlemleyip ortaya çıkacak ürünü zihninizde kolaylıkla canlandırabilirsiniz. Ancak bir yazılım projesinin her aşamasını gözle görmek mümkün değildir. Bunun sonucunda da, ortaya çıkan ürün ile müşterinin beklentisi arasında farklılıklar olabiliyor. Bilgi Teknolojileri Proje Yöneticisi’ne de paydaş yönetimi ve ürün yönetimi konusunda biraz daha fazla iş düşüyor.
Bilişim teknolojileri tabanlı projeler, diğer projelere göre ürün özelinde değişiklik yapma konusunda daha esnektir. Yine bir inşaat projesinden örnek verecek olursak, müşteri bir evin planını beğenmediği durumda o planını değiştirmek ne kadar zorsa, bir yazılım projesinde ortaya çıkan ürünü müşterinin isteğine göre revize etmek daha kolaydır.
