Sürekli değişen bir ortamda nasıl ayakta kalabileceğinizden, BT sektöründe proje yönetirken finans konusunda başarısızlık risklerini nasıl azaltabileceğinize kadar önemli pratik bilgiler edinebileceğiniz BT Proje Yönetimi eğitimine KoçSistem Teknoloji Mimarisi Yöneticisi Emir Turna ev sahipliği yapacak.
2 Ağustos tarihinde başlayacak ve toplam 6 hafta / 12 online dersten oluşacak eğitim öncesinde Emir Turna’ya BT Proje Yönetimi alanında sorular yönelttik.
BT Proje yöneticisinin eğitimi ve altyapısı nasıl olmalıdır?
Öncelikle iyi bir yönetici, tüm ekibin bildiklerini bilen değil, bu bilenleri en iyi şekilde birlikte çalışmasını sağlayandır. Buradan yola çıkarsak proje yöneticisinin, projedeki tüm paydaşların yetkinliklerine hakim olmasını bekleyemeyiz. Teknik ve teknik olmayan konularda bir alt yapısı ve geçmiş tecrübesini olmasını beklemek ile birlikte, her şeyi bilen bir rol olmadığını anlamak gerekir. Bu sebeple proje yöneticisinin ekibin yanında olan bir duruşa sahip olması gerekir. Kısacası ekibinden güç almalıdır.
Teknik olarak, yapılacak projenin genel mantığını, teknolojik katkısını ve süreçlerini ve projenin alnındaki genel ilkeleri bilmesi bir gereklilik denilebilir. Bu genel sürecin üzerine BT Proje Yönetimi yaklaşımları ve temel eğitimleri ile proje yönetim mantığını yerleştirdiğinde teknik yaklaşımları sağlayabilecek noktaya gelecektir.
Diğer taraftan teknik olmayan yani karakter ve kişilik ile alakalı bazı özelliklere mutlaka ihtiyaç duyulacaktır. Liderlik, motivasyon, mentorluk, insan yönetimi, iletişim gibi alanlarda güçlü olması, belki de teknik becerilerinden çok daha baskın özellikler olarak ortaya çıkması beklenebilir.
Proje Yöneticisi olmanın zor yanları nelerdir?
Projeler her zaman çalışanlarının geliştirdiği, yürütme faaliyetlerini yaptığı çalışmalar olmak ise birlikte aynı zamanda tüm sorumluluğun proje yöneticisinde olduğu yapılardır. Başarısızlık da bir sonuçtur ancak bu durumda tüm sorumluluğun proje yöneticisinde olduğu bir gerçektir.
Proje sürecinde yaşanan her türlü kaynak, maliyet, süre, kapsam sorunlarının proje yöneticisi tarafından çözülmesi beklenir. Çözülmemesi durumunda sebep olarak ortaya konulabilecek olmasının yanı sıra ön görüp sorunlara etki edilmesi gerekmektedir. Proje yöneticisi, projeyi ve projedeki herkesi, tüm yönleriyle kontrol altında tutma ve kapsayabilmelidir.
Bilişim teknolojileri özelinde ise, sektörel olarak dinamik ve değişken bir yapı olduğundan, buna ayak uydurulması ve dikkatli olunması gerekir. Hem teknolojinin ilerleyişi hem piyasanın beklentileri hem de çalışanların hızlı turn over ihtimalinden dolayı BT proje yöneticisi de aynı hız ve dinamiklikte olmak mecburiyetindedir.
BT Proje Yönetimi nedir?
Proje yönetimi, bir projenin hedeflerine ve istenen çıktılara ulaşılması için belirli süreç, yöntem, beceri ve deneyimlerin tamamının uygulanmasıdır. Proje denilince çok farklı sektörlerde ve çok farklı alanlar düşünülebilir. Her birinde uygulanabilen temel prensipler ve yöntemler olduğu gibi alana özel uygulamaları, becerileri de dahil ederek proje yönetimini şekillendirmiş oluruz.
Bilgi Teknolojileri alanında da projelerin başarılı, verimli, doğru şekilde ve doğru sonuca ulaşmış olması için bahsi geçen genel ve özel uygulamaların gerçekleştirilmesini BT Proje Yönetimi olarak tanımlayabiliriz.
Proje Yöneticisinin nitelikleri neler olmalıdır?
Proje yöneticisi, bir projenin her şeyinden sorumludur. Tüm süreçlerde bulunup, bu süreçlerin sorunsuz ilerlemesini yönetir. Süreçler çok çeşitli ve farklı konularda olduğu için proje yöneticisi çok yönlü olması ve her alanda belirli niteliklerle kendini donatması gerekir.
Proje yöneticisi, projede sadece istenileni değil, aynı zamanda ihtiyaç duyulanı anlamalı ve ona göre planlama yapmalıdır. Bu da organizasyonel yeteneklerinin, ileri görüşlülüğünün olması, aynı zamanda liderlik yetkinliği ile ihtiyaca göre yönetmesi anlamına gelmektedir. Tüm proje paydaşlarını iyi tanımalı, onlarla etkili bir çalışma ortamında olmalı ve objektif bir yaklaşım ile hepsini yönlendirmelidir.
Proje yöneticisi, projeyi geliştiren ve ilerleten ekip ile alakalı olarak da motivasyon, karşılaşılabilecek riskler, empati kurabilme ve yüksek iletişim yeteneğini ortaya koyması beklenecektir. Liderlik yapmasının yanı sıra ekibin önünde ya da arkasında durmaktan çok yan yana olan bir durumda ve mentor olarak kendini konumlamalıdır.
Bütçe baskıları, artan müşteri/kullanıcı talepleri başarı şansını düşürüyor mu?
Günümüzde projenin içindeki birçok alanı temas eden ve hepsinin ilerlemesini etkileyebilen bir konudur bütçe. Projenin başında bir bütçe planlaması yapsanız da, proje sürecinde olabilecek aşımlar için ek bütçeler ayırmış olsanız da çok farklı etkenler bu bütçeyi etkileyebilmektedir. Sektörel koşullar, projenin donanım ve yazılım gereksinimlerinin maliyetleri, çalışan talepleri gibi farklı bütçe kalemlerini etkileyen konular her zaman bir risk oluşturmaktadır. Projenin başında ya da projenin adımları süresince çevik değişimler ile bu konularda önlemler almaya çalışmak gerekmektedir.
Projenin kapsamını iyi belirlemek, istenen sonuca istenen zamanda ulaşmak için çok önemlidir. Süreç içerisinde her koşul altında yeni talepler gelecek olmasına rağmen bunların projeye olan etki çapına göre iyi yöneterek absorbe etmek gerekecektir. Kabul edilen değişikliklerin projenin gidişatını ve sonucunu etkilememesine dikkat etmek gerekmekle birlikte, bu değişiklikleri ön görerek doğru proje yönetim modelini seçmek ve bu model içinde düzenlemeleri uygulamak gerekecektir.
Proje Yöneticisi doğru ekibi kurmakta zorlanır mı?
Doğru ekip, aslında projeden projeye değişebilecek bir kavram diyebiliriz. Projenin geliştirilmesine, müşteri ihtiyaçlarına, süreçteki yetkinliklere ve projeye alacağı takım üyelerine göre projeden projeye farklı bir ekip kurma yaklaşımı gerekebilir. Bunun için mutlaka proje yöneticisinin ekip kurmadan önce proje ve sponsor ile alakalı genel çerçeveye hakim olmalıdır.
Yetkinliklere göre ekip üyesi belirlemek daha genel geçer ve kolay bir durum olsa da, proje yürütme sürecinde, ekip üyelerinin birbiri ile uyumlu çalışabilirliğinin genel manada karşılanmasının daha önemli olduğu düşünüyorum. Takım olmak, bir bütün gibi çalışmak projenin sürecindeki bir çok konunun baştan önlenmesini sağlayacaktır. Bu sebeple proje yöneticisi, ekibi kurarken birlikte çalışabilmeyi önceliğe alıp, sonrasında diğer kriterleri değerlendirerek çalışanları belirlemesi doğru olacaktır.
BT Proje yönetiminde yazılım test süreçleri proje teslim tarihini geciktirir mi?
Proje planı hazırlarken, tüm aşamaların başlangıç ve bitiş tarihlerini projenin adımlarını düşünerek belirlemek gerekir. Aşamaların tamamını akışa eklediğinizde de projenin teslim tarihi ortaya çıkacaktır. Test süreçleri de aynı şekilde sürece eklenmesi gereken ve tüm yürütme çalışmalarında eklenen bu süreye göre son tarihi öteleyen bir adımdır. Kısacası testler gecikme için bir sebep ya da bahane olmamalıdır. Böyle bir durumda gecikmenin sebebi testler değil, testlerin planlamaya alınmaması olacaktır.
Testler yapılmadan bir projenin tamamlanması ve teslim edilmesi söz konusu olamayacağı için, çıkabilecek sorun ve riskleri düşündüğümüzde, sürece çok fazla etki ettiği düşünülürse buna uygun aksiyonlar alınmalı ve teslim tarihine uygunluk sağlanmalıdır.
BT Proje yönetiminde kullanıcı deneyimi önemli rol oynar mı?
Bu soruyu 2 örnekle açıklayabiliriz. Birincisi, çok başarılı ve kapsamlı bir yazılım projesi geliştirdiğinizi varsayalım. Muhteşem algoritmalar kurup, çok verimli ve yüksek performanslı bir ürün çıkarttınız. Ancak bunu son kullanıcıya yansıtacak olan arayüz yeterince deneyime hitap etmiyor. İkinci örnekte ise tam tersini düşünelim. İdare eder seviyede bir yapı ve yüksek kullanıcı tatmini sunan bir ara yüz. Hangisini tercih edersiniz?
Projenin hayatını devam ettirme sürecinde değişik faktörler devreye girebilecek olsa da, projenin bittiğinde kullanıcılar tarafından deneyim sorunu sebebiyle kullanılmaması asıl amaç olan projenin satmasına engel olacaktır. Bu da başarısız bir proje anlamına gelmektedir.
Sonuç olarak tüm proje süreçlerinin yanı sıra, son kullanıcı ve müşteri deneyimi ve kabulü de proje yönetiminin başarısı için listenin en başına yazılmalıdır.
BT Proje yönetimi başarı ölçütü nedir?
Proje yönetiminde başarı, kaliteli bir ürün ortaya çıkması olarak özetleyebiliriz. Altın Üçgen dediğimiz kaliteyi oluşturan kriterler de kapsam, maliyet ve zamandır. Yani başarılı bir proje, kapsamına uygun, zamanında ve bütçesinin içinde tamamlanan bir proje diye düşünebiliriz.
Başarı için diğer bir konu da proje yöneticisinin müşterinin istediği ile birlikte ihtiyacı olanı ona vermesidir. Müşteri onayı ya da bilgisi dışında olmamak koşulu ile müşteriyi yönlendirerek proje sonucunu daha doğruya yönlendirme yapılması, müşteri tarafından kabul ve onay sürecini kolaylaştıracaktır.
Biraz önce bahsettiğimiz kullanıcı deneyimi de en büyük başarı ölçütlerinden birisidir. Proje çıktısındaki memnuniyeti arttırmak, son kullanıcının ihtiyacını karşılamasını sağlamak ve kabul görmesini kolaylaştırmak da projenin ve dolayısı ile proje yönetiminin başarısına direk katkı sağlayacaktır.
Bilişim teknoloji tabanlı olmayan bir projeyi yönetmek ile kıyaslandığında temel farkları nelerdir?
Bilişim teknolojileri ile farklı sektörlerin projeleri proje yönetim alanları açısından benzerdir. Kapsamını, süresini, maliyetini..vb özellikler tüm proje yönetimlerinde ortak olarak çalışılmaktadır. Yani farklılık deyince daha çok sürecin işleyişi ve sonucun değerlendirilmesi yönleriyle değerlendirmek gerekir.
Bilişim teknolojilerine göre daha somut ve elle tutulur şekilde gelişen projelerde, yapı, endüstri..vb sektörleri düşünebiliriz, proje süreçleri biraz daha keskindir. Paydaşların etkisi bilişim teknolojilerine göre daha belirgin noktalarda ve zamanlardadır. Bilişim teknolojilerinde ise çevik yöntemlerle ilerleme sırasında hızlı değişimler yapabilirken, diğer alanlarda biraz daha Waterfall mantığı ile proje yönetim sürecinin sonuna kadar ilerlemek gerekir. Bu değişim diğer sektörlere nazaran hem daha hızlı, hem daha kolay hem de daha maliyetsiz olmaktadır. Bu farklılığı süreç işleyişi ile alakalı olarak örnekleyebiliriz.
Sonuç ile alakalı olarak ise, bilişim teknolojilerinde çıkan sonucun beğenilmemesi ya da kabul almaması durumunda düzenleme yapma, değişiklik taleplerini değerlendirme diğer sektörlere göre daha kolaydır. Ancak daha statik olan diğer sektörlerde tüm proje sonucunu, bir bina, fabrika, köprü, üretim bandı makinası..gibi, değiştirmek ve dinamik sonuçlara evirmek çok mümkün değildir.
Proje yöneticilerinin çok daha önemli olduğu ve aynı zamanda etkin olması gerektiği günümüz projelerinde, hem süreç hem de sonuç ile alakalı zorluklarla başa çıkılması için dikkatli ve projenin tüm yönleriyle projeyi doğru yönetmek gerekmektedir.
Haber bültenimize abone olun
