California Üniversitesi'nde yapılan bir araştırmaya göre, telefon görüşmeleri ve e-maillarla dikkatini dağıtan çalışanların görevlerine geri dönmeleri ortalama 23 dakika sürüyor!
#1. Telefonu sürekli kontrol etmek
Reviews.org tarafından yapılan bir araştırmaya göre, Amerikalıların %66'sı günde 160 defaya kadar akıllı telefonlarına bakıyor, %75'i ise kendilerini gadget bağımlısı olarak görüyor.
Amerikalı zaman yönetimi koçu ve It's About Time podcast yazarı Anna Dearmon Kornick “Müşterilerimin çoğunun yaptığı en büyük hata, telefonları yanlarındayken çalışmaya başlamak. Bir web sayfasının yüklenmesi çok uzun sürerse veya birkaç saniyesi varsa hemen telefonlarına dalarlar ve bu durum 10 dakikalık bir zaman kaybıyla sonuçlanabilir” dedi.
Yapılması gerekenler:
- Anlık mesajlaşma programlarının ve sosyal medyaların bildirimlerini kapatın!
- Odaklanmanız gerektiğinde telefonunuzu erişemeyeceğiniz bir yerde tutun!
- İş yaparken telefonunuzu kapatın!
- Kontrol altında olan molalarda telefonunuzu kullanın!
#2. "Sadece bir dakikanızı alacak" iş dışı görevleri yapmak
İlk dakika görevi özenle tamamlarsınız ve bir sonraki dakika kendinizi bir ürün listesi hazırlarken, monitörü silerek ve daha önce ne yapacağınızı unuturken bulursunuz.
Bir işi hatırladığımız anda yapmaya başlamak, yavaş yavaş soruna dönüşen bir alışkanlıktır. Kendimize sadece bir saniye süreceğini söyleriz, ardından bir sürü iş çıkmaya başlar.
Kariyer koçu Anielis Cordero'ya göre, pandemi sırasında iş ve ev işlerini dengelemek, insanların enerji kaybetmesine neden olan yaygın bir zorluktur.
Yapılması gerekenler:
- Kişisel sorunların bir listesini yapın ve çalışırken dikkatinizin dağılmaması için bunları çözmek için zaman ayırın!
- Neyi devredebileceğinizi, erteleyebileceğinizi veya daha sonra yapabileceğinizi düşünün!
- Üç saatlik verimsiz çoklu görev yerine amaca yönelik iş sprintleri (bireysel olarak seçtiğiniz zaman) düzenleyin!
#3. Çok fazla tarayıcı sekmesi açmak
Amerikan Carnegie Mellon Üniversitesi tarafından yapılan bir araştırma, yanıt verenlerin %55'inin sekmeleri kapatırken sorun yaşadığını, bunun nedeni insanların küçük bir çarpı işareti bulamamasından değil, yanıtlayanlara göre bu sayfaların gerekli olabilecek bilgileri içermesinden kaynaklandığını gösterdi. Sonuç olarak, insanların %30'u "sekme istifleme sorunu" yaşadığını ve stresli hissettiğini bildiriyor.
Sekmeler özelliğini 1995 yılında yaratan Adam Stiles, aşırı kullanımlarının kayıptan kaçınma psikolojisinden kaynaklanabileceğini söylüyor: “Neden bu kadar çok sekmeyi açık tutuyoruz? Çünkü genellikle ihtiyacımız olanı bulmamız biraz zaman alır ve bu bilgiyi sonsuza kadar kaybedebileceğimizi düşünürüz.”
Yapılması gerekenler:
- Sadece üzerinde çalışmanız gereken sayfaları açık tutun!
- Onları bir listeye dönüştüren Tek Sekme gibi sekme düzenleyicileri kullanın!
- Uzun bir süre işlem yapılmadığında sekmeleri otomatik olarak kapatmak için Sekme Otomatik Kapatma ve Sekme Yönlendirici gibi arka plan yöneticilerini kullanın!
#4. İş sohbetlerini ve mailler dürtüsel olarak kontrol etmek
Gün içinde iş sohbetlerine bakmak normaldir. Ancak onları tekrar tekrar kontrol etmekte ısrar ederseniz, her yeni talebi kabul ederseniz, sürekli küçük görevler akışına takılabilir ve daha önemli projelere geçemeyebilirsiniz.
Bildirimlere hemen yanıt verme ve Slack'ten zar zor çıkış yapma alışkanlığını edindiğinizde, insanlara başka birinin isteğini işleme koymak için her şeyi bırakmaya hazır olduğunuza dair bir sinyal göndererek kendinize daha fazla iş yaratır.
Yaşam koçu ve TEDx konuşmacısı Shanita Liu'ya göre bu, ekip üyeleri için bir emsal teşkil ediyor. Derhal yanıt vermenizi bekleyecekler; bu, sizinle daha hızlı iletişim kurmak ve sorununuzu çözmek için mailden vazgeçilebileceği anlamına gelir.
American University of British Columbia'dan bilim adamları tarafından yapılan bir araştırma, insanlar kendilerini günde sadece 3 kez mailleri kontrol etmekle sınırladıklarında, stres düzeylerinin önemli ölçüde azaldığını gösterdi.
Yapılması gerekenler:
- E-postadaki mail bildirimlerini kapat!
- İş sohbetini veya e-maili görüntülediğinizde zaman çerçevesini tanımlayın!
- İş arkadaşlarınızla ne zaman mesajlaşarak rahatsız edilmemeniz gerektiğini bilmeleri için sınırlar koyun!
- Gerekirse, iş sohbetindeki durumu "Dışarıda" olarak değiştirin!
#5. Gelen her sorunu ve isteği çözmek
Ohio Üniversitesi'nde yönetim profesörü olan Tanya Menon'a göre, yüksek düzeyde uzmanlığa sahip çalışanların dürtüsel olarak problem çözmeye dalmaları nadir değildir. Her şeyi hızlı ve kendi başlarına yapmayı tercih ederler, ancak zamanlarını ve kaynaklarını belirli bir göreve harcamanın ne kadar uygun olduğunu analiz etmezler.
Menon, "Hızlı bir çözüm bulmak" dürtüsünü izleyerek, bir sorunla başa çıkmanın diğer (belki de daha etkili) yollarını görmezden geldiğinizi vurgular.
Yapılması gerekenler:
- Görevi hemen ve kendi başınıza üstlenmeyin!
- Çözüm bulmanın sorumluluk alanınızda olup olmadığını analiz edin!
- Açıklayıcı sorular sorun!
- Ekiple beyin fırtınası yapın ki onlar da süreceye dahil olsunlar!
#6. Gereksiz toplantılarda zaman kaybetmek
Hiç bir Zoom araması yaptıktan sonra e-posta üzerinden tartışılabilecek bir şey için neden bir saatinizi boşa harcadığınızı merak ettiniz mi? Bazen bunlar tek seferlik toplantılardır, ancak bazen takviminizde tekrar tekrar görünürler.
Salary.com tarafından ankete katılan çalışanların %47'si, işyerinde dikkat dağınıklığının en önemli nedeninin "çok fazla toplantı" olduğunu söyledi.
Toplantı danışmanı Steven J. Rogelberg, “Toplantılar öncelikle bilgi yaymak için düzenlendiğinde, diğer iletişim formatlarını kullanmanızı öneririm” dedi.
Genellikle, her çalışanın ne yaptığını takip etmek ve mevcut görevleri tartışmak için düzenli saatlik aramalar planlanır. Gereksiz toplantılar nedeniyle üretkenliğiniz düşüyorsa, iletişim biçimini değiştirmek için öneride bulunma hakkınız vardır.
Yapılması gerekenler:
- Toplantı sahibi belirli bir gündem sunmadıkça ve toplantının ne kadar süreceğini belirtmedikçe bu toplantıya katılmayı kabul etmeyin!
- Tüm toplantıları net bir program ve soru listesi ile planlayın, son teslim tarihlerini takip edecek ve toplantıyı yönetecek bir kişiyi belirleyin!
- Düzenli olarak belirli bir toplantının neden gerekli olduğunu sorun ve katılımcılardan süre ve yararlılık hakkında geri bildirim alın!
