Klasik bir durum: Raporlama kârı kaydeder, ancak kasada ve cari hesaplarda para yoktur. Bu durumda yalnızca yüksek kaliteli, güvenilir ve zamanında yazılan mali raporlar açıklamayı getirir.
#1. Finansal raporlamayı kararlar için bir başlangıç noktası olarak ele alın
Finansal raporlama, iş geliştirme konusunda doğru kararlar vermenizi sağlar. Bununla birlikte, birçok şirkette, hatta büyük şirketlerde, raporlama düzensiz yapılır: Sistem, tek tip formlar ve prosedürler yoktur, çalışanlar bilgileri doğru bir şekilde nasıl kaydedeceklerini ve yorumlayacaklarını bilmiyorlar...
Örneğin, şirketlerin dönemi kapatmak için net bi mekanizması yoktur: Muhasebeci raporu oluşturduktan sonra yeni veriler alabilir ve bunu ardından ekleyebilir. Böylece işletme hatalar yapıyor: Bir ay önce raporlar kâr gösterdiği için yöneticiler geliştirme maliyetlerini artırmaya karar verdiler, oysaki aslında şirketi zarardan kurtarmak gerekliydi.
#2. Temel finansal kavramları inceleyin
Herhangi bir uzman, bu alanda bir gün bile çalışmamış olsa bile, temel düzeyde finansla ilgilenebilir. Raporları nasıl okuyacağınızı öğrenmek için temel terimleri ezberlemeniz gerekir. Örneğin:
- Alacak hesapları, bir şirketin karşı taraflarına ne kadar borçlu olduğunu gösterir.
- Ödenecek hesaplar ise şirketin karşı taraflarına ne kadar borçlu olduğunu yansıtır.
- Kâr, şirketin ana faaliyeti (satılan ürünler, sağlanan hizmetler) sonucunda elde ettiği paradır.
- Gelir, mevduat faizleri, tahsil edilen cezalar vb. dahil olmak üzere tüm fon makbuzlarıdır.
- Brüt kar, belirli bir dönem için gelir eksi maliyetlerdir.
- Net kar, şirketin geliri ile tüm giderleri (dönemin üretim ve giderleri) ve ayrıca gelir vergisi kesintisi arasındaki farktır. Ayrıca net gelir, vergi öncesi kâr ile gelir vergisi arasındaki farktır.
- Döneme ait tüm nakit giriş ve çıkışları net nakit akışı olarak kabul edilir.
- Envanter devir hızı, mal stoklarının satılma oranını gösterir; çok uygun olan gün cinsinden ölçülebilir. Alacakların ve borçların devir hızı da önemlidir.
#3. Üç temel raporu incelemekten başlayın
Üç temel finansal rapor var:
1. Bilanço (BS), şirketin mali durumunu kaydeder. Varlıkları (işletmenin sahip olduğu), borçları (fonların alındığı) ve kuruluşun sermayesini gösterir.
2. Gelir tablosu (Kâr ve Zarar, P&L, IS) şirketin belirli bir dönemde ne kadar kazandığını gösterir. İşletmenin net kârını, türünü, hacmini, gelir kanallarını ve ayrıca işletme giderlerini gösterir.
3. Nakit Akışı (CF), paranın hareketini kaydeder ve likiditenin izlenmesine yardımcı olur.
Bazı finansal tablolar işletmenin belirli alanlarıyla ilgilidir. Perakende kısmında ise bu, Stok Devir Hızı raporudur (farklı mal grupları için).
Örneğin, Toyzz mağaza zinciri, genellikle 3-4 ay içinde satılan büyük miktarda şişme ürün (şilte, çocuk havuzları vb.) satın aldı. Ancak 2020 baharında karantina ilan edildi ve insanlar seyahat edemiyordu. Talep düştükten sonra stok devir hızı 3-4 yıla fırladı. Son kullanma tarihi bu kadar uzun olmayan ürünler var ve şirket onları hiç satamayacak.
Perakendede önemli bir gösterge, her bir gider kalemi için gelir payıdır. İşletmeye yönelik risklerin hızlı bir şekilde fark edilmesi için aylık olarak izlenir. Örneğin, personel maliyetleri açısından gelirin payı keskin bir şekilde arttı (bir ayda %5 ve sonraki ayda %10). Yani şirket, daha az mı kazandı veya daha fazla harcama mı yaptı ve bunun nedeni nedir?
#4. İşiniz için ihtiyaç duyduğunuz düzeyde finansal raporlamada uzmanlaşın
İdeal olarak, farklı seviyelerdeki ve işlevlerdeki çalışanlar ana finansal tabloları anlamalıdır: Mal sahibi, CEO ve CFO, finans departmanı, muhasebe, satış, pazarlama ve İK'daki sıradan uzmanlara bile. Aynı dili konuşmaya ve ortak iş hedeflerine yönelik çalışmaya yardımcı olur.
Örneğin, satış danışmanına kâr ve zarar tablosunu okuma yeteneği veren nedir? Fiyat düşüşleri nedeniyle satışların son çeyrekte dört katına çıktığını hayal edin. Ancak rapor, şirketin aynı zamanda daha az kazandığını gösterebilir, bu da işletmenin amacına (kâr elde etme) ulaşılmadığı anlamına gelir.
Muhasebeciler, finansal tabloların daha sonra hazırlandığı belgelere birincil bilgileri girerler. Ancak çoğu zaman bu, uzmanların raporlama konusundaki tutumlarını değiştirmeleri gerekir: Devlet kurumları tarafından kabul edilmek için değil, şirketin mali işlerinin bir anlık görüntüsünü görmek uğruna rapor hazırlanmalı.
#5. İşin özelliklerini göz önünde bulundurun
Hiçbir iki şirket birbirine benzemez. Ancak performansınızı diğer işletmelerle karşılaştırabilirsiniz, zira birçok büyük kuruluşun kamuya açık raporları herkes görebilir. Fakat sadece kendi alanlarındaki diğer oyuncuların genel göstergelerine, örneğin kârlılıklarına bakmak mantıklı.
Örneğin kendi şirketinizin mali tablolarını geçmiş dönemlerle karşılaştırmanız daha etkilidir. İşin özelliklerini göz önünde bulundurun. Örneğin, perakendede, örneğin Aralık ve Temmuz için raporların karşılaştırılması gösterge değildir: yaz aylarında satışlar düşer, bu da personel, kira ve diğer maliyetlerin düştüğü anlamına gelir. Bu nedenle, cari ve önceki yıllarda belirli bir aya ait mali tabloları karşılaştırırlar.
Birçok işletmede, özellikle perakendede, mevsimsellik belirgindir yani şirketin gelirinin çoğu, yeni yıldan önce Aralık ayında alınır. Bu arada, Kasım ayındaki "Kara Cuma", iş dünyasının "motorunun" yani satışların dengelenmesi haline geliyor. Şirketler, tüm sistemleri yıl sonunda bir patlama için hazır olup olmadığını kontrol ediyor: Acil durumlar sorunsuz geçerse, Yeni Yıl için hazırlar demek.
Perakendede "karantina" zamanlarında, nakit akışını takip etmek ve ödeme takvimini günlük olarak sürdürmek özellikle önemlidir.
Sokağa çıkma yasağı ilan edildiğinde ve mağazalar kapandığında satışlar düşer, ancak şirket maaşları ve diğer masrafları (ofis kirası ve kamu hizmetleri gibi) ödemek zorundadır. Nakit Akışı ve ödeme takvimi, durumu hızlı bir şekilde izlemenize yardımcı olur.
#6. Raporlamanızı düzenleyin
Mali raporlar Excel'de manuel olarak da hazırlanabilir. Ancak bu yaklaşımla insan faktöründen kaynaklanan yüksek bir hata riski vardır. Bu nedenle otomatik sistemlerde çalışmak daha kolay ve verimlidir.
Finansal raporlamayı otomatikleştirmeye yardımcı olan birkaç önemli koşul vardır:
- İşletme sahibinin ve CEO'nun desteği. Aksi takdirde şirket, çalışanların değişime karşı gösterdiği dirençle başa çıkmakta zorlanacaktır.
- Proje öncesi araştırma ve net hedef. Örneğin, güvenilirliği artırmak, yani raporlamanın denetimlere hazır olmasını sağlamak.
- Rehber. Otomasyona öncelik verecek bir kuruluşta yetkin bir kişi. CFO ve CIO, operasyonel sorunlar nedeniyle genellikle buna yeterince dikkat etmiyor.
- Farklı departmanlardan temsilcilerden oluşan çalışma grubu. Örneğin, finans, İK, lojistik ve diğerleri.
- Otomasyonun zamanında başlatılması. Bunu mali yılın başında (genellikle Ocak ayında) planlamak daha iyidir. Bu dönemde satışlar düşüyor ve yeni sistemi denemek mümkün.
- İzleme süreci. Büyük şirketlerde otomasyon projesi yaklaşık bir yıl sürer. Ara sonuçları farklı kriterlere göre takip edin: Finansal raporlamada güncellik, kalite, güvenilirlik ve geçmiş verilerin tutarlılığı önemlidir.
Şirketin muhasebe politikası yoksa sorunlar ortaya çıkar.
#7. Hataları iki kez kontrol edin
Finansal raporlama ile çalışma otomatikleştirilmediğinde hata riski artar. Bunları en aza indirmek için raporları iki kez kontrol edin.
Ayrıntılara dikkat edin. Örneğin, böyle bir büyüme için hiçbir faktör olmadığında, belirli bir süre için finansal göstergelerden birinde bir artış endişe verici olabilir. Bu nedenle, planlanan ve gerçekleşen gelir göstergelerini gösteren aylık Plan-gerçek raporu önemlidir. Sapma, nedenleri anlamak ve gelecek ay için göstergeleri ayarlamak için bir nedendir.
Hatalar kendi başlarına korkutucu değildir, çünkü raporlamayı analiz ettikten sonra tespit edilebilir ve düzeltilebilir. İşletme zaten yanlış stratejik kararlar almışken, bunların çok geç keşfedilmesi kötüdür.
Örneğin, rapor personel maliyetlerinde bir artış olduğunu gösteriyor ve mal sahibi bazı çalışanları işten çıkarıyor. Ama sonra kiralama maliyetlerinin yanlışlıkla personel maliyetlerine atfedildiği ortaya çıktı. Kulağa saçma gelebilir, ancak finansal raporlama manuel olarak yapılırsa bu tür hatalar mümkündür.
Başka bir örnek: Raporlar, bir işletmenin kârlılığının düştüğünü ve maliyetleri optimize etmek için bir karar verildiğini gösteriyor. Ancak gerçekte, karlılık arttı ve şirket örneğin, sermayeyi yeniden yatırım yapabilirdi.
