Üretkenlik, amaçlarınızı gerçekleştirmek için zaman, enerji ve kaynaklarınızı etkili bir şekilde yönetme sürecini ifade eder. Kişi, daha verimli çalışmak ve potansiyelini en üst düzeye çıkarmak için stratejilere, araçlara ve odaklanmış bir zihin yapısına ihtiyaç duyar.
Üretkenlik sistemleri, bir kişinin işte veya evde daha etkili ve verimli olmasına yardımcı olmak için kullandığı uygulamalar, yöntemler, kılavuzlar veya araçlardır. Bu sistemler, bireysel olarak kullanılabilir, bir proje boyunca genel olarak benimsenebilir veya şirket genelinde uygulanabilir.
İş Hayatında Üretkenlik
İş hayatında üretkenliğin doğru yöntemini bulma ve uygulama süreci, her birey için farklılık gösterebilir. Ne yazık ki, bu konuda tek bir formül veya kesin bir yöntem yoktur. Bu nedenle, kişilerin kendi ihtiyaçlarına ve hedeflerine uygun bir yöntemi seçip hayatlarına entegre etmeleri ve ardından elde ettikleri sonuçları değerlendirmeleri gerekmektedir. Ayrıca, doğru yaklaşım görevlerin doğasına bağlı olarak değişkenlik gösterebilir. Pek çok kişi, işlerini daha etkili bir şekilde yönetmek için düşünme ve plan yapma yerine, görevler arasında kaybolma eğilimindedir. Bu durum, genellikle stres seviyelerinin yükselmesine neden olabilir.
Motivasyonu yüksek tutarak, işleri sakin ve verimli bir şekilde yönetmek ve başarıya ulaşmak için bilimsel olarak kanıtlanmış üretkenlik yöntemlerini sizin için derledik. Yöntemlerin detaylarına inmeden önce konunun önemini ilginç bilimsel dayanaklarla açıklıyoruz.
Üretkenliği Artırmanın Temel Taşları
Planlama ve Takip: Üretkenliği Artırmak İçin Bilimsel Yaklaşım
Üretkenliği artırmak, yaratıcı bilgi çalışanları (örneğin, yazılım geliştiricileri, yazarlar, araştırmacılar, tasarımcılar) için önemlidir. Kendi kendini izleme ve takip bilimsel çalışmalara göre, üretkenliği artırmak için en yaygın kullanılan tekniktir, çünkü çalışanlara zamanlarını nasıl harcadıklarını anlama ve üzerinde düşünme konusunda yardımcı olur.
Beynin Dar Boğazı: Üretkenlikte Tek Göreve Odaklanma
Daha fazla üretken olabilmek için odaklanmamız gerekiyor. Beynimizin aslında aynı anda birçok göreve odaklanabileceği bir yanılsamadır. Bir şeyleri aynı anda yaptığımızı düşünürken, beynimiz aslında görevden göreve geçiş yapar. 2006 yılında yayınlanan bir çalışmada, insanların farklı aktivitelere geçerken beyinlerinin farklı bölümlerinin aktive olduğu fonksiyonel manyetik rezonans görüntüleme ile belgelenmiştir. Araştırmacıların, bilgi işleme kısmının merkezinde "dar boğaz" olarak adlandırdıkları bu durum, bir anda sadece tek düşünceyi geçirmeye izin verme durumunu ifade etmek için kullanılır.
Tek Bir Görevi Ele Almak: Üretkenliği Maksimize Edin
Diğer araştırmalar, bir görevden ikinci bir göreve dikkati aktardıktan sonra ilk göreve yeniden odaklanmanın 30 ila 60 saniye sürdüğünü göstermiştir. Görev ne kadar karmaşıksa (örneğin, veri analizi veya bir özet yazmak gibi), yeniden odaklanma o kadar uzun sürer. Çoklu görev yapmanın üretkenliği %40'a kadar azaltabileceği ve işlem esnasında zeka katsayısını 10 puan kadar düşürebileceği tahmin edilmektedir.
Mutluluk ve Üretkenlik İlişkisi: Verimliliği Artırmanın Sırrı
Mutluluk ve üretkenlik konusundaki kapsamlı bir araştırma, çalışanların mutlu olduklarında %13 daha fazla üretken olduklarını bildirmiştir.
Cropanzano ve Wright, üretkenlik üzerine olan çalışmalarında, mutluluğu bir işten elde edilen memnuniyet olarak tanımlamıştır. İş yerinde mutlu olan çalışanların daha üretken olduğu sonucuna varmıştır. Aynı şekilde, 2019 yılında yapılan bir diğer çalışma, iş memnuniyetinin çalışanların üretkenliği üzerinde olumlu bir etkisi olduğunu tekrardan kanıtlamıştır. Sonuç olarak, mutlu çalışanlar üretken çalışanlardır.
İş ve Yaşam Dengesi: Üretkenlik ve İş Yerinde Mutluluğun Anahtarı
Başka bir çalışma, iş ve sosyal yaşam dengesi ile çalışan üretkenliği arasındaki güçlü ilişkiyi vurgulamıştır. İş ve yaşam dengesi, kurumsal üretkenlik üzerinde önemli bir etkiye sahiptir. Bu, daha düşük devamsızlık, yüksek üretkenlik ve daha duyarlı ve etkili bir iş gücüne yol açar.
Az Çoktur: Daha Az Çalış ve Daha Çok Başarılı Ol
Stanford Üniversitesi'nden bir çalışma çok çalışıp çok üretken olma inancını çürütmektedir. Ekonomi profesörü John Pencavel'in araştırmasında, bir kişi haftada 50 saatten fazla çalıştığında saat başı üretkenliğin hızla düştüğünü bulmuştur. 55 saat sonrasında üretkenlik o kadar düşer ki daha fazla mesai saati eklemek giderek anlamsızlaşır. Haftada 70 saate kadar çalışanlar, 55 saat çalışanlarla aynı miktarda iş yaparlar.
Yönetici Tutumu: Çalışan Üretkenliğini Artırmak İçin Pozitif Ortam
Dr. Yas ve arkadaşları çalışmalarında, çalışan üretkenliği ile ilişkilendirilen sorunları tanımlamış ve bu sorunları kişisel faktör ve sorunlar, kurumsal kültür, yöneticilerin tutumları, iş içeriği ve finansal ödül gibi farklı unsurlara kategorize etmişlerdir. Bu kategorilerin çalışan üretkenliği üzerinde önemli pozitif etkileri bulunmuştur. Benzer şekilde, Naoum çalışmasında, yönetim, kurumsal faktörler, yöneticinin pozitif tavrı dahil olmak üzere çalışanların üretkenliğini etkileyen unsurları belirlemiştir.
Mikro Araçlar ve Üretkenlik: Küçük Mola İle Daha Büyük Başarı
Mikro molalar yaratmak, molalar nedeniyle toplam çalışma süresi azalısa bile, çalışanın iyi olma hali ve iş performansı için faydalı bulunmuştur.
Kim, Park ve Niu'nun araştırması, iş günü boyunca kısa molaların alınmasının önemli olduğunu ortaya çıkarmıştır. Mikro molalar, iyi olma/hissetme halini desteklemeye ve üretkenliği artırmaya yardımcı olur. Bir mini mola, işinizden birkaç dakikalık uzaklaşma anlamına gelir. Bu, sizinle aynı odada bulunan birisiyle sohbet etmek veya bir içecek almak gibi basit aktiviteler bile olabilir.
Bir makale yazmak için zaman bulmak, iş yerinde yaratıcı olmak, belirli görevleri tamamlamak sıklıkla zorlayıcı olabilir. Hepimiz, dikkatimizi dağıtıp verimliliğimizi azaltan sorunlar veya alışkanlıklarla başa çıkmak zorundayız. Gecikme ve dikkat dağınıklığının belirli nedenlerini tanımlamak ve bizi yaratıcı çalışmalarımızı sürdürmekten alıkoyan önemsiz görevlere harcanan zamanı en aza indirmek için teknikler öğrenmek önemlidir.
Sizin İçin Derlediğimiz En Etkili 4 Üretkenlik Yöntemi: Başarıya Giden Yolda Adım Adım İlerleyin
#1. İş Verimliliğinizi Artırmanın Basit Yolu: Pomodoro Tekniği ve 55:5 Yöntemi
Mola sürenizi kısa bir yürüyüş yapmak, iş arkadaşlarınızla sohbet etmek, bir arkadaşı aramak, esneme egzersizleri ve meditasyon yapmak, derin nefes almak veya sizi mutlu eden herhangi bir şeyi yapmak için kullanın.
Uygulamada, 25 dakika çalışma ve 5 dakika mola sizin için uygun olmayabilir. Bu durumda, zaman dilimini istediğiniz şekilde modifiye edebilirsiniz. Örneğin 55:5 üretkenlik modeli sizin için daha uygun olabilir. Her 55 dakikalık çalışma süresi için 5 dakika dinlenin. Bu 5 dakika içinde bilinçli bir şekilde üretken olmayan bir şey yapın.
#2. Getting Things Done (GTD): Dağınıklıktan Organizasyona
Getting Things Done, kısaca GTD olarak bilinen, verimlilik danışmanı David Allen tarafından oluşturulan popüler bir görev yönetim sistemidir. Bu yöntem, basit bir gerçeğe dayanmaktadır: Kafanızın içinde dolaşan ne kadar fazla bilgi varsa, dikkatinizi hangi göreve vermeniz gerektiğini belirlemek o kadar zorlaşır. Bizim de yukarıdaki bilimsel analizlerde açıkladığımız gibi beyin aslında tek bir göreve sistematik bir şekilde odaklandığında daha üretkendir.
GTD yöntemi, beyninizdeki karmaşayı düzene koymak ve işleri halletmek için beş basit uygulamadan oluşur:
- Aklınıza gelen fikirleri yakalayın ve not alın.
- Yakaladığınız fikirleri net ve somut adım adımlara dönüştürün. Onları sınıflandırın ve fikirlerin başlı başına bir proje veya bir projenin bir adımı olup olmadığına karar verin.
- Her şeyi düzenleyin. Takviminize tarih ekleyin, projeleri iş arkadaşlarınızla paylaşın, gerekli yerleri başkalarına devredin, referans materyalleri ve ilgili bilgileri dosyalayın. Ardından görevlerinizi sıralayın.
- Listelerinizi sık sık gözden geçirin ve güncelleyin.
- İşe koyulun ve çalışmaya başlayın.
#3. SMART Hedefler: Akıllı Hedef Belirlemenin Gücü
Akıllı (SMART) hedefler, başarılabilir ve ölçülebilir iş veya kişisel amaçlar oluşturmak için iyi bilinen bir yöntemdir.
SMART hedeflerinin akronimi şunları ifade eder:
- Belirli (Specific)
- Ölçülebilir (Measurable)
- Ulaşılabilir veya Gerçekleştirilebilir (Attainable or Achievable)
- İlgili (Relevant)
- Zaman Sınırlı (Time-Bound)
SMART hedefleri uygulayan IBM’i örnek olarak ele alalım:
IBM, çevresel etkileri azaltma amaçlı SMART hedeflerini kullanır ve sera gazı emisyonlarını azaltma ve daha enerji verimli hale gelme taahhüdünde bulunur. İşte birkaç örneği:
- 2025 yılına kadar dünya genelinde tüketilen elektriğin %75'inin yenilenebilir enerji olması ve 2030 yılına kadar %90’a çıkışı
- 2010’dan 2025 yılına kadar sera gazı emisyonlarında %65 azalma
- 2030 yılına kadar CO2 kalıntı emisyonlarının 350.000 metrik ton veya daha az ile net sıfır sera gazı emisyonu elde etme
- 2021'den 2025'e kadar 275.000 megavat saat kullanımı önlemek için en az 3.000 enerji tasarrufu projesi uygulama
- 2025 yılına kadar ortalama veri merkezi soğutma verimliliğinde %20'lik bir iyileşme sağlama
Laba Türkiye’de SMART hedeflerin ve daha birçok evrensel işletim ve üretkenlik modellerinin esas alındığı eğitimlerin yer aldığını biliyor muydunuz? Detaylı bilgi için tıklayın.
#4. “Eat That Frog!” Yöntemi
"Eat the frog!" ifadesi, önceliklendirme ve üretkenlik yöntemi olarak kullanılan, zor görevleri tanımlamaya yardımcı olan bir stratejidir. Fikir, bir zorlu görevi (kurbağa) tanımlamanız ve bu görevi sabahın ilk işi olarak tamamlamanız gerektiğidir (onu yemek).
Basitçe ifade etmek gerekirse, "kurbağayı yemek" gününüzün en zorlu görevini tanımlayarak ve diğer işlere başlamadan önce bu görevi tamamlamak anlamına gelir. İki kurbağayı yemek zorunda kalıyorsanız, daha büyük olanı önce yiyin. Hangi görevin daha zorlayıcı olduğunu belirleyin ve bunu ilk iş olarak yapın.
Bu makale, bireysel ve kurumsal üretkenliği maksimize etme yöntemleri, bilimsel çalışmalarla desteklenen stratejiler ve etkili uygulamalarla ilgili kapsamlı bir rehber sunmuştur.
