Kanban, saydamlığı ve verimliliği nedeniyle iş dünyasına girdi. Bu metodun neden bu kadar popüler olduğunu ve Kanban ile iş akışının nasıl organize edileceğini tetkik ettik.
Kanban nedir?
Kanban, ekibe fazla görev yüklenmeden mevcut süreçleri kolaylaştırmaya yardımcı olan bir ürün geliştirme yöntemidir. Bitmemiş görevler ürün oluşturma veya destek zinciri boyunca bir akış halinde hareket eder.
Bu metod nasıl ortaya çıktı?
Kanban sistemi Toyota fabrikasında geliştirilmiştir. Klasik üretim şemasına göre parçalar farklı imalathanelerde yapılmıştır. Böylece, örneğin aynı model bir arabanın gövdesi ve ön camının üretimi arasında birkaç ay geçebilir. Ve bazı partilerin kusurlu olduğu ortaya çıktığı durumda, her şeyin yeniden yapılması gerekiyordu.
Fabrikanın atölyesi müfettişi ve daha sonra şirketin başkan yardımcısı olan Taiichi Ohno, üretimi optimize etmek ve kayıpları azaltmak için süreçleri daha saydam hale getirmeye karar verdi.
Kanban sistemini, ‘Tam Zamanında’ (Just in Time veya kısaca: JIT) yöntemini ve ‘Yalın Üretim’ sistemini geliştirdi. Tesisin sorunlarını çalışanlara iletmek için Taiichi Ohno, tesisin ana sorunlarını tanımladığı ‘7 Temel İsraf’ modelini oluşturdu:
#1. Bekleme
#2. Aşırı Üretim
#3. Aşırı İşleme
#4. Gereksiz Taşıma
#5. Gereksiz Hareketler
#6. Fazla Stok
#7. Hatalı Üretim
Toyota, ‘Kanban’ adı verilen üretim ve lojistik bilgilerini içeren bir ‘kartlar’ sistemini tanıttı. Böylece parçaları bir yerden bir yere taşımak yerine onları doğru miktarda üretmeyi başardılar ve malzeme ile depolamadan tasarruf ettiler.
Sistem ilk olarak imalatta ortaya çıkmasına rağmen, tedarik, İK, pazarlama, müşteri desteği, BT, inşaat ve daha pek çok alanda popüler hale geldi.
Kanban'ın 4 temel ilkesi
#1. Nerede ve ne yapıyorsan oradan, olduğun yerden başlayın
Metot, şirketin yapısında ve çalışanların rollerinde derhal bir değişiklik gerektirilmez, aksine, mevcut bir sistemde değişiklikleri uygulamanız gerekir.
#2. Artımlı, kalıcı ve evrimsel değişim için çabalayın
Tabiri caizse, büyük bir hedefe doğru küçük adımlar atın. İlk bakışta, küresel değişiklikler daha fazla fayda ve kâr getirecek gibi görünebilir ancak bunların büyük riskleri de beraberinde getirdiğini unutmamalısınız.
Yavaş yavaş hedefinize doğru ilerlemek daha esnek ve daha güvenli bir yaklaşımdır.
#3. Mevcut olan süreçlere ve rollere saygı gösterin
İyi sonuçları elde edenleri sağlam tutmak gerek. Bu aynı zamanda ilişkiler, pozisyonlar ve süreçler için de geçerlidir. İnsanlarla bağlantılar, değişim için destek kazanmaya yardımcı olacak ve yerleşik süreçler, istikrarsız olanları iyileştirmeye yardımcı olacaktır.
#4. Her seviyede liderlik davranışlarını destekleyin
Sadece yönetim değil, her seviyedeki çalışanlar lider olmaya ve değişim önermeye çalışmalıdır.
Görselleştirmenin önemi nedir?
Kanban öncelikle bir görselleştirmedir. Görselleştirme için bir tahta ve bir dizi renkli kart kullanılır. Bir renk, bir görevi yapanı veya süreci temsil eder. Tüm ekip üyeleri, herhangi bir zamanda herhangi bir görevin durumunu kontrol edebilir.
Bu panolar hem kişisel zaman yönetimi hem de proje planlaması için kullanılabilir. En basit Kanban panosunun üç sütunu vardır: 'Yapılacaklar', 'Devam Ediyor' ve 'Bitti'.
Her proje farklı aşamalara çeşitlendirilir. Aşama sayısı, Kanban panosundaki sütunların sayısına eşittir. Bir BT projesi için Kanban panosu şu şekilde yapılır:
Ekibin çalışması akış haline nasıl getirilir?
Tüm proje süreçleri Kanban panosunda görüntülenir. Böylece bunları analiz etmek ve sorunlu alanları zamanında fark etmek kolaydır. Ana görev, görevlerin bir sütundan diğerine akışını sağlamak, yani bir akış oluşturmaktır.
Akış sayesinde
- Ürünün kalitesi artırılır
- Zaman ve kaynaklar tasarruf edilir
- Ürünün maliyeti düşürülür
- Verimlilik artırılır
Çalışanlarınızın iş yükünü planlayarak sürekli bir akış sağlayabilirsiniz. Ekip Kanban ile çalışmasını düzenlediğinde, planlama doğru hale gelir ve görev tam zamanında tamamlanır.
Akış durduğunda yapmanız gerekenler
Görevler, sütunlardan birinde görev panosunda birikmeye başladığında, buna "darboğaz" denir. Bu, aşamanın veriminin çok zayıf olduğu anlamına gelir.
Bunun nedenini bulmanız ve düzeltmeniz gerekir. Örneğin, test aşamasında görevler birikirse, başka bir Yazılım Test Uzmanı işe almak, süreçleri yeniden oluşturmak veya mevcut çalışanın becerilerini yükseltmek faydalı olabilir. Her sütun için, içindeki maksimum görev sayısını belirleyin.
Çoklu görevin Kanban ile hiçbir alakası yok. Her görevi yapanın görevleri tamamlamak için bir son tarihi belirlenmelidir. Çok kısa teslim tarihlerinin kaliteyi olumsuz etkilediğini ve çok uzun teslim tarihlerinin proje kapanışının maliyetini ve hızını etkilediğini unutmayın.
Kanban metodu ekibinizde daha hızlı bir şekilde uygulamak için bir 'Agile' koçunu tutabilirsiniz.
Kanban mı, Scrum mı?
Her ikisi de Agile ile ilgili olsa da, aralarında bazı önemli farklılıklar vardır.
İlk olarak, yinelemelerin uzunluğu değişir. Scrum'da önceden değişmeyen bir sprint planlanırsa (genellikle haftalık veya iki haftada bir), Kanban'a herhangi bir zamanda yeni görevler eklenebilir. Kanban'ın ana amacı görevi, Scrum'ın ise sprinti tamamlamaktır.
İkinci olarak, Scrum'da görevler, sprintten sonra takımın nerede olacağını hesaplamak için Story puanları veya saat olarak değerlendirilir fakat Kanban, yalnızca bir görevi tamamlamak için ortalama süreyi hesaplar.
Üçüncüsü, Scrum bir projeye başlamak için daha uygundur, çünkü zamanlamayı daha doğru belirlemenize ve ekiple daha yakın etkileşim kurmanıza olanak tanır. Kanban ise, kullanıma hazır bir ürünü desteklemek için daha kullanışlıdır. Onu kullanırken ekiple daha az iletişim kurulur ve görevler öngörülemeyen bir sırayla gelir.
Kanban'ı destekleyen uygulamalar
Trello, bireyler ve ekipler için basit bir estetik uygulamadır. Trello’da bir görev onu yapacak olana atayabilir, yorum ekleyebilir ve son tarihler belirleyebilirsiniz. Uygulama cihazlar arasında senkronizasyon yapar ve Google Disc, Dropbox, Slack ve diğer platformlara entegre edilmiştir.
KanbanFlow, tonlarca özelliğe sahip minimalist bir Kanban panosu uygulamasıdır: Bunun Pomodoro tekniğine göre zamanlayıcı, sütunlardaki görev sayısını sınırlama ve analitik gibi işlemleri var.
Kanban Tool, Kanban sistemiyle çalışmak için bir yazılımdır. Kartlara, renklere, geri sayımlara, etiketlere, analizlere ve değişiklik geçmişine ve ayrıca Slack ve bulut depolama gibi popüler hizmetlerle senkronizasyona sahiptir.
